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請求書には、支払い期限を記載する欄がありますが、一体いつを支払い期限にすれば良いのか。と悩んでいる人もいるのではないでしょうか？
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今回は、最適な請求書の支払期日についてや、受け取った請求書の支払期限を過ぎてしまった場合の対応について解説していきます。
請求書の支払期限について
請求書とは、相手方に商品やサービスの対価として金銭のお支払いを請求するための文書のことです。一般的に、請求書の発行は商品やサービスの納品と同時もしくは、納品後に行います。
請求書を発行するタイミングには、掛け売り方式とその都度方式の２種類がありますが、毎月定常的な取引の企業の間では、主に一定期間の請求をまとめて行う掛け売り方式が採用されています。
請求書の有効期限
請求書は、民法第173条によると「支払期日の翌日から2年間債権を行使しない場合以下に該当する債権が消失する」とされています。
つまり、請求書に記載されている支払期日の翌日から２年間の間に支払が行われなければ、請求書の有効期限が切れてしまうことになります。
しかし、内容証明を送ることによって、この２年間の期日を最大半年間伸ばすこともできます。
請求書の有効期限を気にする人はそこまで多くないかもしれませんが、知識として覚えておいて損はないでしょう。
支払いサイトとは
毎月の取引をまとめて請求する掛け売り方式で支払をする場合、締め日から計算していつまでにお支払いするのか「期間」を決める必要があります。その期間のことを支払サイトと呼びます。
月末締めで翌月未払いの場合は、約30日後の支払となるので、30日サイトとなります。翌々月払いの場合は60日サイトとなります。
請求書の支払期日の設定方法
請求書の支払期限とは、お金を支払う者に向けて決められた、「いつまでに請求された金額を払わないといけないのか」という期日のことです。
支払い期日の設定に関する規則は特にありません。しかし、あまり一般的ではない支払期日を設けてしまうと、取引先を混乱させてしまったり、支払いミスなどのトラブルの原因にもなってしまいます。
お金に関するトラブルは会社や個人の信頼を一気に落としてしまいかねないので、支払期日の設定には十分注意しましょう。
一般的には月末締めや翌月（翌々月）に期日を設定する会社が多く存在しています。支払期限を毎月同じ日に設定しておくと、請求書管理がしやすくなります。
(発行側)期日を過ぎても支払いがない場合の対応
自社のミスの可能性を確認する
請求書の支払期日を過ぎても支払いがない場合、まず一番最初にするべきことは、自社がミスをしている可能性の確認です。
・自社が入力した支払期日に入力ミスはないか。
・請求書はしっかり請求先に届いているのか。
この２点は最低限チェックする必要があります。これから紹介する３つの対処方法は、自社ミスではないことを確信してから行いましょう。
取引先への確認
自社ミスではないことを確認した場合、取引先にメールや電話で支払が行われていないことを伝えましょう。
支払期日が過ぎたのは、ただ取引先が支払を忘れていただけかもしれません。そのため、連絡をすれば迅速に対応してくれることがほとんどです。いきなり急かすような態度で連絡するのではなく、物腰柔らかな言葉で一度連絡を取ってみましょう。
もし連絡したにもかかわらず支払が行われない場合は、法的手段を行使することができます。支払がない場合の対処法の１つとして覚えておきましょう。
内容証明の送付
取引先へメールまたは電話をしても、請求金額が支払われない場合は内容証明を取引先に送付する必要があります。
内容証明とは、取引内容・請求した日付などが具体的に記載されており、郵便局長が取引があったことを証明する証明書です。
本来、請求書の有効期限は２年間ですが、内容証明を送付することで最大半年間有効期限を延長して請求することができます。
支払督促を申し立てる
請求書の支払を電話やメールで催促してもお金が支払われない場合には、裁判所に支払催促を申し立てることもできます。
裁判所に支払催促を申し立てることで、取引先への請求の催促を裁判所が代わりに行ってくれます。
(受領側)受領した請求書の支払期限が短い場合の対応
支払期限が書かれていない場合は？
請求書に支払期限が書かれていないことも時にはあります。
その場合、原則として請求がいつになっても良いのですが、取引先との信頼関係を作るためにも、請求書をいただいた日から最長でも60日（請求日の翌々月）以内には支払うようにしましょう。
取引先へ確認を取る
請求書に書かれた支払期限が3日後などに設定されている場合、期限が短過ぎて対応するのが大変ではないでしょうか。少しでも対応が難しいと感じたらすぐに取引先への確認を取りましょう。
支払期限を過ぎてしまった場合の対応
そもそも請求書の到着が遅かったり、支払期限を忘れてしまっていたなどの原因で支払期限を過ぎてしまった場合は、すぐに発行元へ連絡することが大切です。
そして、謝罪の文と共にいつまでに支払うことができるのかを具体的に伝えましょう。支払期日ギリギリに対応するのではなく、余裕を持って支払の目処を立てておくことが大切です。
請求書業務をより適切に行うために
支払期日を忘れるなどの人的ミスを減らし、効率的かつ正確に業務を行うために、請求書業務の電子化の動きが社会的に進んでいます。
電子化により、請求の必要がある顧客の自動抽出やワンクリックの請求書発行が可能になるため、請求漏れや誤請求、手書きによる入力ミスなどの人的ミスを防ぐことができます。
加えて、面倒な請求書業務に割く時間を短縮し、自分が時間をかけて取り組みたい仕事に集中することもできるため、業務効率化にも貢献してくれるでしょう。
また電子帳簿保存法の改正により、電子取引でやり取りした電子データについては電子保存が必須となるようになります。こうした法改正の動きについてはこちらの記事を参考にしてください。
ただし、2021年12月10日に令和4年度税制改正大綱が発表され、電子でもらった書類の紙での保存が2年間猶予されることになりました。詳細は以下の記事からご確認ください。
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紙・メール・PDFのどの種類の請求書もデータ化してオンラインで一括管理することで、煩雑な請求書業務を効率化します。請求書の受領・点検・保管まで代行可能であるため、受領のための出社やスキャン作業、原本のファイリングや保管に時間を割かれることもなくなります。
まとめ
請求書の支払期日に決まりはありませんが、一般的で分かりやすい期日を設定しましょう。また、支払期日を過ぎてしまった場合は、いつまでに支払うことができるのかをしっかりと伝えることが大切です。
請求書業務のミスを防ぐためには、請求書のデータをオンラインで管理し、効率化してくれる『TOKIUMインボイス』を利用するのがおすすめです。
