この記事は約 10 分で読めます。
2022年の電子帳簿保存法改正やコロナ禍によるテレワーク化の影響を受け、請求業務をWeb上で発行・管理する企業が増えています。
→ダウンロード：請求書受領クラウド選び方ガイド【6社の比較表付き】
請求書をオンライン発行することで、テレワーク化だけでなく、業務の効率化、紙に関わるコストの削減、ヒューマンエラーの削減にも役立ちます。
当記事では、請求書発行システム・請求書管理システムについて解説することに加え、おすすめの18選をご紹介します。
請求書の基礎知識については「請求書の書き方を見本で解説【失敗しない書き方・送り方】」を参考にしてみてください。
請求書発行・管理システムとは？
請求書発行システム・請求書管理システムとは、請求書の発行・管理に関わる業務フローをシステム上で行うシステムです。
一般的には、「請求書作成→発行→入金確認」までの流れに対応しており、エクセルなどを用いた請求書の作成・印刷や封印の作業といった人為的な作業を削減できます。
さらにシステムによっては、会計システムへの計上や分析・請求書の保管・入金消し込みまで行うものもあり、各企業の特徴に合わせて選ぶことが可能です。
請求書の電子化が注目されている背景として「電子帳簿保存法改正」と「インボイス制度」の2点が挙げられます。
2022年に電子帳簿保存法が改正されたことで、電子保存におけるタイムスタンプ要件や検索要件などが大きく緩和され、電子保存がしやすくなりました。一方で、電子データを正しく保存しなかった場合の罰則は強化されていることから、電子帳簿保存法に対応したシステム導入が多くの企業にとって急務となっています。
【電子帳簿保存法に関するお役立ち記事】
電子帳簿保存法を図解でわかりやすく解説！対象書類や改正後の変更点についても紹介
2023年10月からインボイス制度が始まり、買い手が仕入税額控除を受けるためには、請求書内に適格請求書発行事業者登録番号や税率ごとの取引額などの記載が必須となりました。これにより請求書作成業務が煩雑になることが予想されているため、電子化がより注目されているのです。
【インボイスに関するお役立ち記事】
インボイス制度とは？経理業務に与える影響をわかりやすく解説【図解】
請求書発行・管理システムのメリット
それでは請求書発行・管理システムを導入することのメリットにはどのようなものが挙げられるでしょうか？以下では、システム導入の効果について詳しく解説します。
発行業務の効率化
請求書発行・管理システムを利用することで、請求書の作成にかかる時間や、印刷や郵送などにかかる手間を削減できます。
また、紙を扱う必要がなくなるため、請求書の印刷や郵送にかかる費用も抑えられます。電子保管まで対応しているシステムを利用すれば、倉庫費用やオフィス代も抑えられる可能性があるでしょう。
以上のように請求書発行にかかる時間や費用を削減することで、経営につながる業務や事業部とのやりとりのような、自社にとってより重要な業務に力を注げます。
請求漏れ・回収漏れ等の防止
日常的に膨大な請求書を手作業で処理していると、請求書入力・封入・宛名記載などの各工程でそれぞれ誤りや人的ミスが発生しやすくなります。しかし、請求書業務は会社のお金に関わる重要な業務であるため、ミスは許されません。万が一の誤請求は、取引先との重大な信用問題にも繋がりかねないでしょう。
システムを導入することで、人が入力する箇所が減り、郵送を行う必要もなくなるため、ミスの確率を大幅に下げることが可能です。さらに、システム上にチェック機能があるものを利用することで、回収漏れに気づくこともできます。
経理部のテレワーク推進
請求書の発行・管理を紙で行っている場合、印刷や封入、発送のためにわざわざ出社する必要があるだけでなく、過去の資料を調べたい場合などにも都度出社をする必要があります。
システムを導入することで、インターネットへのアクセスがあればどこからでも働けるようになり、テレワーク推進に寄与します。さらにテレワークを進めることで、コロナウイルスや災害などの有事の際に備えられることに加え、優秀な人材をより確保しやすくなるでしょう。
請求書発行・管理システムの主な機能
請求書発行・管理システムには、具体的にどのような機能が備わっているのでしょうか。ここでは、一般的な請求書発行システムに搭載されている4つの機能を解説します。なお、各システムによって機能の有無や細かな違いがあるので、その点にはご留意ください。
1.請求書の作成
請求書の作成システムでは、テンプレートを設定しておくことで、社名やロゴなどを自動で表示するように設定できるものが多く、宛先や金額などを入力するだけで請求書の作成が可能となります。
さらに次のような機能を備えているシステムもあります。
- データ連携：会計システムや基幹システムからエクスポートしたcsvデータなどから、データを連携させて自動で入力
- データの蓄積：システム上にデータを蓄積し、自動入力の範囲が使うたびに拡大される
2.送付業務の代行・効率化
請求書発行システムでは、請求書の送付をオンラインで完結できるようになっており、PDF化やシステム・メールを使用した送付を代行して行う機能を持つものもあります。
システムによっては、パスワードを別途送付するなどのセキュリティー機能を持つものもあるため、自社や取引先の状況に応じて利用すると安心でしょう。
また、取引先がオンラインのやりとりに対応しておらず、紙のみとなっている場合でも、送付業務を代行するシステムもあります。
3.請求書の保管・管理
請求書の保管・管理に対応しているシステムもあるため、そのようなシステムを導入すれば請求書の印刷やファイリングする手間も削減することができます。オンライン検索機能を利用すれば、保管用のスペースだけでなく、書類を探す時間も削減されるでしょう。
また、システムによっては電子帳簿保存法にそった保管をしてくれているものもあるので、対応しているか事前に確認しておくと安心です。
4.他のシステムとの連携
請求書発行・管理システムには、次のようなシステムと連携しているものがあります。
- 会計システム：会計のシステムと連携し、計上や入金消し込みなどを行います。
- 販売管理システム：販売管理システムと連携し、請求や入金情報をまとめて管理します。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 請求書受領クラウド選び方ガイド【6社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
請求書発行・管理システムの5つの比較ポイント
ここでは、具体的なシステムを比較検討する際に重要となるポイントを5つ紹介します。
1.請求業務のどこまでをカバーするか
システムによって、請求業務のうちどこまでカバーをするのかが異なり、請求書作成から発送までを行うものもあれば、入金管理・入金催促・売上情報の集計・請求書受領・システム計上などまで行うものもあります。
そのため、システム導入にあたっては、自社の課題や目的を整理し、従業員と取引先の業務を効率化することのできる最適なシステムを選ぶことが重要です。
2.自動化の範囲
請求書システムで自動化できる範囲には次のようなものがあります。
- 請求書の送付…PDF化・宛先入力・メール文面などの自動化
- 請求書の作成…金額・宛名・取引先情報の入力などの自動化
- 仕訳の自動化…仕訳作成・システム連携などの自動化
自動化の範囲はシステムによって異なり、いくつか対応しているものもあれば全て対応しているものもあります。システム導入でミスをしないためにも、自社の課題やシステム導入の目的を整理することが重要です。
3.自社システムとの連携
次のような自社システムと連携できるものもあるため、事前に必要な機能を確認しておき、連携できるかどうかを知っておくといいでしょう。
- 会計システム：仕訳の作成や債権管理の自動管理など
- 販売管理システム：販管費の計上や入金進捗の把握など
- 入金管理システム：入金状況の確認や入金消込など
請求書をデータとして取り込む方法には、CSVデータとAPI連携の大きく2種類があります。CSVデータは、別のシステムからCSVの形でデータをダウンロードして請求書にアップロードする一方、API連携は自動で連携できるため手間が少ないのが特徴です。
システム導入にあたっては、自社の請求書発行の頻度やシステムにかけられる費用を確認して、連携の範囲や連携の方法を選ぶと良いでしょう。
4.サポート体制
システムの導入にあたっては、自社だけでなく請求書の受領側にも配慮する必要があります。取引先への案内やサポートを行う体制が整っているシステムを利用することで、自社・取引先への負担を削減し、よりスムーズにシステム導入を進めることができるでしょう。
また、自社側についても、疑問や相談に丁寧に対応してくれるサポート体制が整っていかを確認しておくと安心です。
5.セキュリティ
システムの導入に当たっては、セキュリティ体制にも注意する必要があります。万が一、情報漏洩などが起きてしまうと、取引先にも多大な迷惑がかかってしまいます。
そのため、データセンターの安全性・監視体制の状態・暗号化やパスワードがかけられているかを事前に確認することをお勧めします。各社の案内や導入実績などを参照することでも確認できます。
【請求書受領サービスに関するお役立ち記事】
請求書受領サービスおすすめ6選を比較！種類や選び方も徹底解説
【目的別】おすすめ請求書発行・管理システム18選
以下では、目的別に具体的な請求書発行・管理システムをご紹介します。
※本記事の掲載内容は、公式サイトの情報を基にしています。
※記載内容やロゴ、サービス名の表記は個別に許諾を得たものではありません。
万が一、間違いや問題がある場合は可能な限り迅速に修正いたしますので、問い合わせフォームよりご連絡ください。
基本的な発行・管理機能を利用したい場合
「シンプルな請求書発行・管理システムを使いたい」「他のシステムと連携させて使いたい」「手軽に安く利用したい」そのような方向けのシステム8つをご紹介します。
1.楽楽明細／株式会社ラクス
導入実績3,000社を超える、シンプルで使いやすいシステムです。
- CSVやPDFの形で帳票データをアップロードすることで、請求書に加えて納品書・支払明細・領収書・チラシ・お知らせなども作成することが可能です。フォーマットも縦横含め様々な種類から選べ、現在お使いのものを再現できるのが特徴です。
- 顧客先に応じて、Web・メール・郵送・FAXの形に自動で振り分けて送信でき、請求書発行における印刷・封入の手間をなくすことができます。
- システムが苦手な方でも操作しやすいよう、直感的な操作画面となっており、経理担当1人の企業でも導入可能とされています。受け取り側も簡単な画面で過去の請求書も簡単に確認することができます。
2.ナビエクスプレス／NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社
毎月送付している請求書をWeb上で作成・送付・閲覧可能にするシステムです。
- 基本的にはWeb上での請求書のやりとりとなりますが、客先によってはFaxも使用することができます。各種インターフェースを搭載しており、既にある基幹システムや他システムとの連携も可能です。
- 既に使用している請求書のデザインを変えずにフォーマットを作成できます。
- セキュリティ対策に優れており、SSL通信・暗号化を使用したクラウド保存などの機能が備わっています。また、メールで配信する場合、明細書ごとにパスワードを付与できます。
- 自動予約配信を使用することができ、24時間どの時間にでも対応できます。人為的ミスを削減し、送り忘れや誤送信を防ぎます。
3.invoy／FINUX株式会社
シンプルな使い方で、プランによっては無料で請求書作成を行える手軽なシステムです。
- シンプルな画面に必要事項を入力するだけで請求書が発行できるようになっており、作成後はinvoy上ですぐにメールを送ることができます。基本的にはメール送信ですが、必要に応じて有料で郵送もできます。シンプルな操作画面が特徴で、フォーマットはいくつかの候補の中から選ぶ形です。
- 請求書作成・CSV登録・入金消し込みなどは全て無料で行うことができ、口座自動連携・資金繰り表の作成などは有料となります。
- メンバーを招待すれば、同じ会社や組織の中で複数人で作業することができるため、効率化や分担を進めていくことができるでしょう。
4.SVF Cloud／ウイングアーク1st株式会社
様々な帳票をクラウド上で作成できる、帳票基盤ソリューションとしての役割を持つシステムです。
- SVFシリーズはいくつかのサービスを持っており、連携させることでより便利にタイムリーに使用できます。
- 新規の帳簿を使う場合も新たに帳簿を作る場合にも、プログラミング不要で簡単に帳票を設計でき、使用者やIT担当の負担を削減できます。
- ファイルの出力・プリンターでの印刷に加え、電子保管・FAX・メールなど帳票出力を最適化するために最適な方法をそれぞれ選択できます。
- データをセキュリティの守られた通信でやりとりするため、タイムリーな帳票出力ができ、利用状況やプリンター稼働のログも残るため、管理も容易です。
5.マネーフォワードクラウド請求書／株式会社マネーフォワード
見積書・納品書・請求書・領収書を流れに沿って簡単に作成ができ、クラウド会計と連携して仕訳も自動作成することができます。
- 見積書から領収書までを流れに沿って簡単に変換・作成できるのが特徴で、取引先・品目・金額などをフォームに沿って入力することで、素早く簡単に帳票作成できます。
- シンプルな画面が特徴で、請求書の郵送やメール送付もワンクリックで行えます。
- 入金ステータスも一覧ですぐにわかるように画面が設計されているため、請求漏れや回収漏れを防ぐことができます。
- クラウド会計と連携して、請求書の情報を入力する機能となっており、内容確認して登録ボタンを押すだけで簡単に仕訳を作成できます。
6.Misoca／弥生株式会社
シンプルでわかりやすい画面が特徴で、カスタマーサポートも充実しています。
- 請求書・見積書・領収書をまとめて作成ができ、フォーマットも約14種類の中から用途や好みに合うものを選択できます。パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも登録できるよう設計されているため、隙間時間などを利用してどこでも作成をすることができます。
- メール送付・PDF発行・リンク共有・郵送などもワンクリックで完了し、確定申告ソフトへの連携も行うことができます。
- サポートが充実しており、最大級規模のオペレーター数が対応する電話での対応に加え、24時間365日問い合わせができるメールやチャットサポートなども行っています。
7.BConnectionデジタルトレード／NTTコミュニケーションズ株式会社
請求書電子化プラットフォームTradeshiftと連携したシステムで、請求書発行・受領に伴う業務のDXを推進します。
- データ連携機能を使うことで、販売管理データを元に請求書を作成することができ、請求書受領後には請求データを会計システムにも連携させることができます。自動化の範囲が増えることで、人為的なミスや手間を削減できるでしょう。
- マニュアル不要な直感的でわかりやすいインターフェイスとなっているため、社内教育・取引先での定着も容易です。また、取引先にも情報共有やフォローアップ、電話での質問対応などを行っています。
- 電子帳簿保存法に準拠して帳票の保管を行うため、物理的な紙の保管も不要となります。
8.奉行Edge 請求管理電子化クラウド／株式会社オービックビジネスコンサルタント
請求業務の自動化・ペーパーレス化を実現できるシステムです。
- あらゆる基幹システムとつながり、請求データを多様な方法（CSV、自動連携、PDF、API連携）で連携できるため、請求書業務の自動化ができます。
- 取り込んだ請求書データはタイムスタンプ付きの電子請求書として発行されます。PDFの記載内容を抽出しデータ化するので、電子帳簿保存法の要件に対応した検索が可能です。
- 同社が提供する債権奉行クラウドと併せて利用することで、請求書の電子発行から債権管理、入金消込までDXすることができます。
請求書の生成から発行・管理までを自動化したい場合
「基本的な発行・管理サービス以外にも、+αの機能が欲しい」「請求業務を一元管理しまとめて効率化したい」そんな方向けのサービス8つをご紹介します。
1.請求管理ロボ／株式会社ROBOT PAYMENT
一元管理に強みを持っており、請求・集金・消込・催促などの請求に関わる業務を一括で管理できるのが特徴です。
- 請求から催促まで請求書に関する業務を一括で管理でき、毎月の請求業務を約80%削減するクラウドサービスです。システムに取引先と請求内容の登録を先に行うことで、あとは毎月自動でメールや郵送で請求書を送ります。前月の情報を繰り越せるため、売掛金を繰り越して請求したり、相殺して請求することが可能です。
- 与信管理から回収まで、請求に関する業務を全て一元化して行うことができ、毎月の請求情報をインポートするだけとなります。また、審査に通った場合、手数料1%からで、売掛金の100%保証もできるため、新規取引にも安心です。
2.MakeLeaps／メイクリープス株式会社
請求書の作成だけでなく、請求日から入金日まで可視化でき、口座情報もアプリで一覧で確認できるのが特徴です。
- 見積書や請求書までクラウド上で作成・共有でき、さらに請求日・入金日・口座情報まで表示できるため、お金に関する情報をクラウド上で一元管理できます。
- インターフェースは日本語と英語に対応しており、様々な外貨での請求書発行にも対応可能です。
- 書類も数字もクラウド上にあるため、チーム内で情報を共有でき、さらに上長は時間や場所を問わずに承認業務を進めることができます。メンバーごとの細かな権限設定もできます。
- 改正版電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、別途の対応や保管の手間を削減できます。
3.freee会計／freee株式会社
請求書を簡単に作成できることに加え、機能に応じていくつかのプランが用意されており、必要な機能を選ぶことができます。
- 請求書作成にあたっては、いくつかのテンプレートから最適なものを選択でき、社印やロゴをカスタマイズしたり合算請求したりすることもできます。
- プランによっては、電話でのサポートを受けたり何名かのユーザーでアカウントを同時に使用できます。また、郵送にもワンクリックで対応しており、取引先によって使い分けることが可能となります。
- freee会計では、請求書の作成だけでなく、銀行口座との連携や経費精算などもできます。連携機能を使いながら随時情報をアップデートすることで、確定申告や月次決算をスムーズにタイムリーに行えます。
4.マネーフォワード クラウド請求書Plus／株式会社マネーフォワード
請求書の電子化から債権管理、会計連携までワンストップで実現するシステムです。
- マネーフォワードシリーズの中でも特に債権管理に強みを持つシステムで、請求書を発行した上で債権管理をし、消込まで一括して行います。
- CRMからデータを取り込んで、取引内容に合わせて請求書を作成します。また、当システムで作成される請求書はインボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しているため、法令の観点でも安心して使用できます。
- 債権と銀行情報を付き合わせて債権の回収情報を確認し、入金の際には消し込みや仕訳の作成を行います。また、売上の仕訳も連携して行うことができ、必要に応じては内容を按分して売上を計上することもできます。
5.請求QUICK／SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
月額無料から開始できるシステムで、請求書の作成・発行、仕訳までの経理業務を効率化します。
- 情報を選ぶだけで自動で請求書を作成でき、効率的です。また、定期的な請求は自動で作成されるため、送付忘れのリスクを削減でき、さらにメモの機能もあるため請求書の回覧や承認の連絡を簡単に行うことができます。
- 口座情報との連携や自動消し込みにも対応しており、1クリックで簡単に請求書に関連する業務を進められます。また、会社の運用にあわせて承認権限を設定できるため、承認者と物理的に離れていても請求書承認を滞らずに遂行できます。
- ログ管理・2段階認証・権限管理などにも対応しており、高いセキュリティを持っています。
6.WebBureau／トッパン・フォームズ株式会社
紙と請求書のどちらについても一元管理・配信が可能となるシステムです。
- これまで企業が内部で運用していた請求書業務の一部をアウトソースすることで、紙と請求書どちらについても一元管理をして効率化を進められるため、紙でしかやりとりできない取引先を持つ場合には特に有効なシステムでしょう。紙の場合には印刷や封入の作業も外注できます。
- 社内や取引先に送付している一連の請求書や各帳票をPDFやCSVデータの形で送付でき、業務担当者は内容をwebで確認することもできます。
- オプションとして、マルチファイル・英語利用・FAX配信・BPO対策などを使用することもできるため、必要な機能があれば確認すると良いでしょう。
7.LinkPrint CLOUD／ティービー株式会社
請求書のフォーマットは、テンプレートに加えオリジナルで作成することもでき、電子送付から郵送・FAXまで広く対応しています。
- 請求書の作成にあたっては、30種類以上のテンプレートから形を選べることに加え、オリジナルフォームの作成も可能です。電子送付の場合、送付一覧画面から送付状況や送付先の確認状況を確認でき、請求書の送付漏れや確認漏れを削減できます。
- 24時間365日体制でセキュリティの監視がされており、データセンタとのバックアップ体制や暗号化も構築してあるなどセキュリティに力を入れています。
- EXCEL/CSVデータの取り込みに加え、作成済みのPDFファイルを利用した送付や手入力もできます。
8.board／ヴェルク株式会社
請求書の作成に加え、営業管理・支払い管理・債務管理・売上見込みの把握やキャッシュフローの作成など広い機能を持つのが特徴です。
- 見積・受注・納品・請求・分析など広く対応しており、経理だけでなく営業部や経営者も日常業務や分析に使用できるシステムとなっています。
- 売上目標を設定しておくと、目標に対する売上の進捗状況をグラフの形で表示することができます。また、未払や未請求などの請求書の情報をslack、chatwork、メールなどに通知することができ、請求漏れや支払い漏れを削減します。
- すべての書類デザインで、窓口封筒に対応したデザインが選択でき、必要に応じていくつかの案件をまとめて請求する合算請求書の作成もできます。
発行・受領の両方に対応したい場合
「受領とセットで請求書周りの業務を一元管理したい」という方向けのシステム2つをご紹介します。
1.BtoBプラットフォーム 請求書／株式会社インフォマート
企業間でやりとりをする請求書業務の全てを一元管理できるのが特徴です。
- 請求書の発行にも受取にもクラウド上で一括対応しており、現在クラウドでなく紙での対応となっている取引先についても、郵送代行サービスを使用できます。
- 全ての情報がクラウド上に集まることで、紛失やミスのリスクを削減することができます。
- 各社の販売管理システム・会計システムと連携し、請求データを取り込み一括処理することができます。さらに受け取った請求書については、学習機能によって部門・勘定科目を自動で登録することができるようになります。
- タイムリーなシステム間の連携により、月次決算が早期化され、スムーズな経営判断に役立ちます。
2.e-メイサイプロ／株式会社シスプロ
請求書の発行に加え、請求書の受け取りや入金業務まで一括して行えるのが特徴です。
- 請求書をクラウド上で作成できるだけでなく、データを一括してアップロードして電子化した請求書を作成することもできます。また、請求書作成はテンプレートを選んで金額や取引先情報などの必要情報を入力するのみで、ロゴや印鑑などの登録も行えるのが特徴です。
- 導入の際には、請求書を受け取る企業の情報を登録し、アカウントを発行しますが、その取引先企業は無料で請求書を発行できます。取引先も請求書の一括管理が可能となり、業務をより効率的に行うことができるでしょう。
- 承認フローに応じて、承認のプロセスを設定することができ、内部統制をより強化することができます。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 請求書受領クラウド選び方ガイド【6社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
まとめ
請求書発行システム・請求書管理システムを使うことで、請求書発行にかかる手間を削減することができるだけでなく、ミスの削減やコストの削減にも効果があることをご説明しました。
請求書発行・管理システムは、ものによって機能やメリットが異なるため、システム導入に当たっては、目的を明確にして必要な機能を持つシステムを選定することが重要です。
また、本記事では請求書の発行・管理システムに焦点を当てて紹介しましたが、請求書周りの業務の効率化には請求書受領サービスも非常に効果的です。
TOKIUMインボイスは、紙やメール、WEBからのダウンロード、FAXなどあらゆる形式での請求書受領を代行し、支払い業務の効率化を実現する請求書受領クラウドです。
受領した請求書はオペレーターとAI-OCRの組み合わせにより、高い精度でデータ化し、支払申請・承認・仕訳、会計ソフトへの連携もクラウド上で完結します。請求書の原本は、TOKIUMが保管するので、ファイリング作業も不要。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
支出管理プラットフォームTOKIUMのシリーズ累計導入社数は2,500社を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。
▶︎ 【無料】「TOKIUMインボイス」の製品資料をメールでもらう
※本記事の掲載内容は、公式サイトの情報を基にしています。
※記載内容やロゴ、サービス名の表記は個別に許諾を得たものではありません。
万が一、間違いや問題がある場合は可能な限り迅速に修正いたしますので、問い合わせフォームよりご連絡ください。
