経理業務を効率化するには、日々の作業を一つずつ速くするより先に、手入力・紙のやり取り・承認待ち・転記・確認が多い業務を洗い出すことが近道です。とくに経費精算、請求書受領、支払処理、証憑保管、月末月初の決算まわりは、属人化や確認漏れが起きやすく、見直しの効果が大きく出ます。

進め方にもコツがあります。いきなりシステムを入れるのではなく、業務の棚卸し、優先順位づけ、運用ルールの見直し、そのうえでシステム化・BPO・AI活用を検討する。この順番だと現場に定着しやすく、入れたのに使われないという失敗を避けられます。

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経理業務の効率化が進まない原因

経理の効率化が進まない理由は、担当者の能力や忙しさよりも、業務そのものが変えにくい構造になっている点にあります。やり方を変える勇気が出ない、フローが固まっている、設備投資が後回しになる、特定の人しか分からない。こうした要因が重なると、改善の必要性に気づいていても一歩目を踏み出せません。

紙・ハンコ文化やアナログな方法が習慣化している

紙の回覧や押印、エクセルへの手入力が当たり前になっていると、業務全体の流れがそのやり方を前提に固まります。全員が新しい方法に慣れないと変えにくく、とくにITに不慣れな担当者の負担が壁になります。経理は直接の利益に結びつきにくいため設備投資が後回しになりやすく、経営層の理解がないと環境整備まで手が回りません。

業務が属人化している（ブラックボックス化）

同じ担当者が固定の業務をずっと受け持っていると、ほかのメンバーは中身を把握できません。手順がその人の頭の中にしかない状態だと、効率化の必要性にすら気づけず、引き継ぎや急な欠勤にも弱くなります。まず誰が何をしているかを見える状態にすることが、改善の前提になります。

同じ情報を二重に入力・転記している

経費精算システムや請求書のデータを、会計システムや振込データへ手で打ち直していると、転記ミスと確認の手間が積み上がります。同じ内容を複数のシステムやエクセルに入れている作業は、効率化の余地が大きいサインです。どこで同じデータを二度触っているかを洗い出すと、削れる作業が見えてきます。

「今までこのやり方で回ってきた」から変えられない

効率化できると分かっていても、今のやり方で支障が出ていないと変更は後回しになりがちです。切り替えの一時的な負担を嫌って踏み出せないケースも多く、現場の納得がないまま進めると形だけの導入で終わります。効果を数字で示し、小さく試して見せると、現状維持の空気を動かしやすくなります。

経理業務を効率化するメリット

経理業務を効率化するメリットは、ミスの削減、決算の早期化、コストと残業の圧縮、そして判断業務に時間を回せることです。手入力や紙のやり取りが減るほど、人為的なミスも担当者の負担も小さくなります。

人為的なミス・転記ミスが減り、月次決算が早まる

自動でデータを取り込み、仕訳候補を作れるようになると、手入力に伴う計算ミスや転記漏れが起きにくくなります。確認と差し戻しの往復が減るぶん、月次の締めも前倒ししやすくなります。数字が早く固まれば、経営の打ち手も早く動かせます。

コストと残業を抑え、付加価値の高い業務に集中できる

紙の印刷や保管、現金の管理にかかる手間が減ると、目に見えにくいコストが下がります。月末月初に偏っていた残業も平準化しやすくなります。空いた時間は、入力作業ではなく、資金繰りの管理や数字の分析、改善提案といった人にしかできない仕事へ振り向けられます。

具体的な効率化の例として、TOKIUM経費精算で経費精算にかかる時間を全社で年間15,000時間削減した事例や、TOKIUMインボイスの導入で請求書処理を月100時間以上から約2時間（50分の1）に短縮した事例があります。後ほど詳しく解説していきます。

経理業務の効率化は何から始める？進め方の4ステップ

経理業務の効率化は、目の前の作業を速くするだけでは足りません。まず全体像を整理し、どの作業に時間がかかり、どこでミスや差し戻しが出ているかを把握したうえで、優先順位を決めます。月末月初に業務が偏り、担当者ごとの経験や確認方法に頼りがちな経理ほど、個人の工夫ではなく業務プロセスそのものを見直す価値があります。

STEP1 業務を日次・月次・年次で棚卸し・可視化する

最初にやるのは業務の棚卸しです。日次・月次・年次の単位で、どの作業が発生しているかを書き出します。日次なら経費精算の確認や入出金確認、月次なら請求書処理や支払処理、年次なら決算や税務対応といった具合です。一覧にすると、特定の人に偏っている業務や、紙とエクセルとメールで分断されている業務が浮かび上がります。まずは作業量と頻度を見える化し、効率化する対象を絞り込みます。

STEP2 手入力・紙・承認待ち・転記が多い業務を特定する

次に、非効率が起きやすい業務を見つけます。手入力が多い作業、紙の証憑を扱う作業、承認待ちが滞る作業、同じ情報を複数のシステムへ転記している作業は、優先度が高い領域です。たとえば領収書を紙で集めていると、確認と差し戻し、保管に時間を取られます。請求書も、紙やメールで届くものを一件ずつ確認していると、支払漏れや遅れにつながります。

STEP3 「なくす・まとめる・標準化する・システム化する」の順に見直す

見直しは順番が肝心です。まず不要な作業をなくせないかを確認し、次に分散した作業をまとめられないか、担当者ごとに違う処理を標準化できないかを考えます。そのうえでシステム化に向く業務を選ぶと、導入後の混乱を抑えられます。ルールが整理されないままツールを入れると、現場に定着せず確認作業がかえって増えます。

見直しの順番	確認するポイント	具体例
なくす	目的が曖昧な作業や重複作業はないか	不要な印刷、二重入力、過剰な確認を削る
まとめる	処理日や受領窓口を集約できないか	請求書の受領窓口や振込処理日をまとめる
標準化する	担当者ごとに処理方法が変わっていないか	申請ルール、承認基準、証憑保存ルールを統一する
システム化する	手入力や確認をシステムで減らせないか	経費精算、請求書受領、支払処理をシステム化する

STEP4 SaaS・BPO・AIを業務ごとに使い分ける

すべてを社内だけで抱える必要はありません。定型の申請・承認・データ化はSaaSが得意で、量の多い確認や処理はBPOの活用も選べます。仕訳候補の作成や問い合わせ対応のように一定のルールで進む業務は、AIの補助も検討できます。一方で、例外処理の判断や社内ルールの設計、決算方針の確認、リスク判断は人が担う領域です。どの手段をどの業務に当てるかは、後半の選び方であらためて整理します。

TOKIUMでは、経費精算と請求書受領をクラウドで一元化し、紙の領収書や請求書の受け取り・データ化・原本保管までを代行します。手入力や転記、確認と差し戻しの往復を減らせるため、月末月初に偏りがちな負担を平準化できます。まずは負担の大きい業務から、自社に合う形で無理なく効率化を進められます。

経理業務を効率化する具体的な方法

ここからは、経理で効果が出やすい具体的な施策を紹介します。個人の作業スピードではなく、業務フローそのものを変えるのがねらいです。

経費精算をシステム化する

経費精算は効果が出やすい代表格です。申請内容の確認、領収書の回収、承認依頼、差し戻し、会計システムへの転記と、手作業が多く積み重なるためです。経費精算システムを使えば、申請・承認・データ化・証憑保存を一か所で管理でき、会計システムと連携できれば仕訳入力や支払データ作成の手間も減らせます。

請求書の受領・発行を自動化する

請求書も手間が集中する業務です。紙やメール、PDFと届き方がばらつくため、受領窓口を集約し、データ化して支払処理まで一元管理すると確認漏れが減ります。発行側も、請求書発行システムを使えば作成から郵送まで任せられ、ある会社では1時間以上かかっていた作業が5分で済むようになりました。売掛金の消し込みまで対応するサービスもあり、部署をまたいだ負担の軽減につながります。

ペーパーレス化・キャッシュレス化を進める（小口現金の廃止など）

領収書や請求書、申請書を紙で扱うと、印刷・押印・回覧・保管・検索のすべてに時間がかかります。電子データで受領・承認・保管できる体制に変えると、経理だけでなく申請者や承認者の負担も軽くなります。小口現金も見直し対象です。現金の受け渡しや出納帳の記入、残高照合は金額が小さくても手間がかかり、ミスや属人化の温床になります。法人カードやキャッシュレス決済、立替精算へ移すと、確認や締めの作業を圧縮できます。ペーパーレス化では紙をスキャンするだけでなく、電子帳簿保存法やインボイス制度に沿った保存ルールと検索性まで整えておくことが大切です。

承認フローを見直し、会計システムと連携する

承認待ちの滞留は見落とされがちな負担です。紙やメールで承認していると、承認者の不在や確認漏れで支払や月次の締めが遅れます。金額や費目ごとに承認者を整理し、多すぎる承認ステップを減らすと流れが速くなります。システム上で申請・承認できれば、状況が見える化され、差し戻しや確認依頼も追いやすくなります。あわせて、確定したデータを会計システムへ連携すれば、転記と二重入力をまとめて減らせます。一度に連携できなくても、CSVの出力や取り込みを使うだけで手入力の負担は軽くなります。

RPA・AI-OCRで入力・確認作業を補助する

AIやAI-OCRは、請求書や領収書の読み取り、仕訳候補の作成、データの分類、問い合わせ対応などに使えます。紙やPDFをもとに手入力していた業務ほど、入力と確認の負担を減らしやすい領域です。ただしAIはすべての判断を肩代わりするわけではありません。例外処理や税務判断、承認の可否、社内規程との整合の確認は人が担う前提で、AIは担当者の判断を支える道具として組み込みます。

経理一人でできる効率化には限界があります。大きく業務を圧縮した会社の多くは、請求書受領サービスのような仕組みを取り入れています。

経理業務を効率化した事例

ここからは、実際に経理が業務を効率化した事例を紹介します。改善後の姿をイメージできると、自社で取り組むときの一歩目を決めやすくなります。

経費精算を効率化した事例（神奈川トヨタ自動車株式会社）

項目	内容
課題	営業スタッフが多く、毎月約5,000枚にのぼる領収書の突合に膨大な工数がかかっていた。月末の現金精算による心理的負担も大きく、承認権限が正しく運用されないケースもあり内部統制にも課題があった
導入サービス	TOKIUM経費精算を導入
効果	営業スタッフがモバイルで領収書を撮影・申請し、本部で自動突合できるようになった。現金による精算件数は約3分の1、領収書の枚数は10分の1以下に減り、全社で経費精算にかかる時間を年間15,000時間削減できた

神奈川トヨタ自動車が使ったTOKIUM経費精算は、申請から承認までをスマートフォンで完結できるクラウドサービスです。申請者はレシートを撮影してポストに投函するだけ、承認者は承認ボタンを押すだけで精算が終わります。送った領収書はデータ化・原本との突合・原本保管まで代行されるため、ペーパーレス化と同時に、約3,300名が在籍する同社では全社で経費精算にかける時間を年間15,000時間削減できました。

TOKIUM経費精算は電子帳簿保存法に対応した証であるJIIMA認証を受けており、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）自身も導入・利用しています。

出典：TOKIUM経費精算（導入事例：神奈川トヨタ自動車）（最終確認日：2026年6月24日）

請求書管理を効率化した事例（柏市役所）

項目	内容
課題	給食費の公会計化に伴い、市内52校分の請求書処理を学校給食課に集約。わずか2名で月600枚以上の請求書を処理する必要があり、月100時間以上かかる見込みだった。手書きの請求書も多く、対応に手間がかかっていた
導入サービス	請求書受領を効率化するためTOKIUMインボイスを導入
効果	手書きの請求書もデータ化され、郵送での受領にも対応。月100時間以上かかると見込まれた処理が約2時間（50分の1）に短縮し、年間1,000時間以上を削減。月600件超の請求書を2営業日で処理でき、2名想定だった業務を1名で完結できるようになった

柏市役所が使ったTOKIUMインボイスは、紙やメール、ウェブ経由で届くあらゆる形式の請求書を代行受領し、確認と処理を電子化するサービスです。受け取り・スキャン・データ化・原本管理まで任せられ、システム上で一元管理できるため、月100時間以上かかると見込まれていた請求書処理を約2時間（50分の1）まで縮め、年間1,000時間以上を削減できました。受け取った請求書はインボイス制度・電子帳簿保存法に沿った形で保管されるので、法対応の追加作業も抑えられます。

出典：TOKIUMインボイス（導入事例：柏市役所）（最終確認日：2026年6月24日）

自社に合う効率化手段の選び方｜SaaS・BPO・AIの使い分け

効率化の手段は、会社の課題によって最適解が変わります。紙が多い会社、入力が多い会社、承認待ちが多い会社では、優先すべき施策が違うからです。まずは自社のボトルネックを見極め、SaaS・BPO・AIを組み合わせて当てはめていくのが失敗の少ない進め方です。

4つの手段の特徴と向いてる業務（比較表）

代表的な手段は、クラウド会計ソフト、業務特化のSaaS、BPO、AIの4つです。それぞれ得意な領域と注意点が異なります。1つに絞るのではなく、定型業務はSaaSやAIで自動化し、量の多い処理はBPOへ、というように役割分担で考えると現実的です。

手段	向いている業務	注意点
クラウド会計ソフト	仕訳、帳簿作成、銀行・カード連携による明細取得	既存の業務やほかのシステムとの連携範囲を事前に確認する
業務特化のSaaS（経費精算・請求書受領など）	経費精算、請求書受領、承認フロー、証憑保存	既存の業務ルールを整理してから導入する
BPO（外部委託）	請求書処理、データ入力、確認作業など定型のバックオフィス業務	委託する範囲と社内で判断する範囲を明確に分ける
AI（AI-OCR・仕訳補助など）	仕訳候補の作成、問い合わせ対応、データ分類、確認補助	最終判断や例外処理は人が確認する体制を残す

課題タイプ別のおすすめ

自社の状況	優先すべき効率化	具体策
紙の領収書・請求書が多い	ペーパーレス化	経費精算システム、請求書受領システム、電子保存ルールの整備
入力・転記作業が多い	システム連携・自動化	会計システム連携、CSV連携、AI-OCR、仕訳データ作成
承認待ちや差し戻しが多い	承認フローの見直し	金額別承認、代理承認、スマホ承認、申請ルールの明文化
月末月初に業務が集中している	処理日の分散・BPO活用	請求書受領窓口の集約、支払日の統一、定型業務の外部化
担当者しか処理できない業務が多い	標準化・マニュアル化	業務手順書、チェックリスト、処理ルールの統一
問い合わせや確認作業が多い	AI・FAQ活用	社内問い合わせ対応の自動化、規程確認の補助、入力内容のチェック

紙の処理そのものを減らしたい、受け取りや入力まで任せたいという場合は、受領から代行できるサービスが選択肢になります。TOKIUMでは、領収書や請求書の受け取り・スキャン・データ化・原本保管までを引き受け、紙の作業を社内から物理的になくすことを支えています。SaaSで自社が手を動かすのか、受領ごと任せるのかは、紙の量と担当者の人数で判断すると決めやすくなります。

経理業務を効率化するときの注意点と失敗しやすいパターン

効率化はシステムを入れれば成功するわけではありません。ルールが整理されないままツールを導入すると、現場に定着せず、確認作業がかえって増えます。先に押さえておきたい落とし穴を整理します。

目的を決めずにツールを導入しない（高機能＝正解ではない）

多機能だから選ぶ、という決め方は失敗のもとです。自社のどの業務をどう変えたいかが曖昧なまま入れると、使わない機能にコストを払い、非効率なフローがそのまま残ります。導入の前に業務を棚卸しし、不要な作業や重複を削ってから、目的に合う範囲のツールを選びます。

現場を巻き込み、小さく始めて効果を確かめる

経理部門だけで決めて進めると、申請者や承認者が使いこなせず、差し戻しや問い合わせが増えます。申請部門や承認者、情報システム部門も巻き込んで運用ルールを決めることが定着の条件です。最初から全社・全業務へ広げず、効果が出やすい業務から小さく始めて検証すると、導入直後のつまずきを避けられます。月次の締め日数や差し戻し件数を測り、改善を数字で確かめましょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応を前提にする

請求書や領収書を電子で受け取るなら、効率化と同時に保存ルールの整備が必要です。インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために原則として適格請求書などの保存が求められます。証憑の保存方法、検索性、承認履歴、インボイスの確認方法を先に決めておくと、後からの手戻りを防げます。

セキュリティ・情報漏えい・費用対効果を確認する

システム導入には初期費用やマニュアル整備の時間がかかります。担当者のITスキルに差があると使いこなせないこともあり、必要なら導入前に教育の時間を見込みます。ウイルスや誤送信によるデータ漏えい、災害や停電で資料が見られなくなるリスクにも備え、セキュリティ環境を整えたうえで、費用に見合う効果が出るかを見極めます。

失敗パターン	起きやすい問題	回避策
いきなりシステムを導入する	非効率なフローが残り、入力や確認の手間が減らない	導入前に業務を棚卸しし、不要・重複作業を削る
経理部門だけで進める	申請者や承認者が使いこなせず、差し戻しや問い合わせが増える	申請部門・承認者・情報システム部門を巻き込んで運用ルールを決める
紙の運用をそのまま電子化する	承認や確認が多いまま残り、効果が出にくい	電子化の前に、不要な承認や重複確認を見直す
効果測定をしない	処理時間や差し戻しが改善したか判断できない	月次締め日数、差し戻し件数、処理件数、問い合わせ件数を確認する
法対応を後回しにする	電子帳簿保存法やインボイス対応で手戻りが出る	証憑の保存方法、検索性、承認履歴、確認方法を事前に整理する

まとめ

経理業務を効率化するには、まず業務を棚卸しし、紙のやり取りや手入力、承認待ち、転記、確認が多い業務を見直すことが出発点です。経費精算、請求書受領、支払処理、証憑保管、月次決算まわりは効果が出やすい領域です。いきなりシステムを入れるのではなく、不要な作業をなくし、分散した業務をまとめ、ルールを標準化したうえで、システム化・BPO・AI活用を検討します。自社の課題に合う手段を選べば、担当者は単純作業から離れ、確認や判断、改善提案に時間を使えるようになります。まずは負担の大きい業務から、どの工程に時間がかかっているかを確かめて見直していきましょう。

よくある質問（FAQ）

経理業務の効率化は何から始めればよいですか？

まずは日次・月次・年次の業務を棚卸しし、時間がかかっている作業や差し戻しが多い作業を洗い出します。手入力、紙の証憑、承認待ち、転記、照合が多い業務は効果が出やすい領域です。

経理業務で効率化しやすい業務は何ですか？

経費精算、請求書受領、支払処理、証憑保管、小口現金管理、月次決算まわりです。定型作業が多く、システム化やルール整備で入力・確認を減らしやすいためです。

エクセルだけで経理業務を効率化できますか？

フォーマットの統一や関数、テンプレートの活用で一定の効率化はできます。ただし承認フロー、証憑保存、複数拠点での運用、法対応まで含めるなら、システム化のほうが管理しやすくなります。

経理業務の効率化にシステム導入は必要ですか？

すべての企業ですぐ必要とは限りません。まず不要な作業の削減、処理日の集約、ルールの標準化を行い、それでも手入力や紙の処理、承認待ちが多く残る場合に、システム導入の効果が出やすくなります。

経理業務をアウトソーシングすべきタイミングはいつですか？

月末月初の残業が常態化している、業務が属人化している、採用や引き継ぎが難しい、といった状態が目安です。定型の入力・確認を外部に出すと、社内の担当者は判断業務に集中しやすくなります。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も効率化できますか？

対応そのものが、証憑の保存方法や確認フローを見直す機会になります。請求書や領収書を電子で管理し、検索しやすい状態に整えると、制度対応と効率化を同時に進めやすくなります。