経費精算

経費精算での領収書のまとめ方・保管方法を経理10年のプロが解説!

公開日:2022.02.11更新日:2023.01.24
領収書を上手に整理する方法5つのポイント

みなさん、経費精算のための領収書の山に悩まされたことはありませんか? 忙しさからつい後回しにしてしまうと、後で余計に面倒なことになったりしますよね…。

本記事では、領収書を上手に整理する方法貼り方保存方法に加え、紙での保存が不要になる領収書の電子化について説明していきます。

ちなみに、筆者である私は経理として10年勤務しており、領収書の貼り付け方法についても苦労した経験があります。実務経験をもとにした有益な情報を届けられると幸いです。

▼【図解】経費精算で困らない!領収書の貼り方・保存方法をプロが解説【記事中盤】

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経費精算に領収書はなぜ必要なのか?

領収書は、「会社の経費として、その金額を利用したことを証明するもの」です。面倒かもしれませんが、経費精算の際は領収書を必ず提出するよう、従業員の皆さんに伝えてください。

領収書はレシートでも代替可能

経費にするには、レシートではだめだと認識している人も多いのではないしょうか?

実は、レシートでも代替可能です。領収書はとても大切ですが、時には領収書よりレシートの方が税務上、信頼性があるとみなされる場合があります。レシートには買った品物や数量がしっかり書かれていますし、改ざんが難しい点から信憑性のあるものとして扱われます。

逆に、手書きの領収書宛名欄に「上様」と書かれたものや、但し書きに「お品代」とかかれている領収書は、誰が何を買ったのか分からないというデメリットがあります。ですので、手書きの領収書を書いてもらうときには、しっかりと宛名と品物名を書いてもらいましょう。

領収書とレシートの違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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領収書を紛失した場合の3つの対処方法

万が一領収書を無くしてしまっても、以下のような方法で対処することができます。

  1. 領収書を再発行してもらう
  2. レシートで経費精算する
  3. クレジットカードを利用した場合、利用明細で証明する

また、領収書の出ない慶弔費などには、出金伝票を使います。領収書を無くしたとあせらず、対処方法を覚えておきましょう。

領収書を紛失した時の対処法は、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

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【図解】領収書の貼り方・保存の方法を経験10年のプロが解説

経理担当者は共感いただけると思いますが、領収書の貼り付けはとても面倒くさいですよね…。それに、法人税法で領収書は7年間(欠損金の繰越控除を利用する場合は10年間)の保存が義務付けられているので、管理する手間もかかります。

面倒くさい作業ではありますが、保存時にきちんと整頓していたほうが、後で小口現金が合わないといった時に確認しやすくなります。以下、5つのポイントに分けて解説します。
図解の下部に細かい解説を掲載しているので、ぜひご確認ください!

領収書をA4用紙に貼る整理の仕方

①領収書を日付順に並べる

領収書を貼り付ける前に、まず日付順に並べておきましょう。

②A4サイズの紙の右上方に日付を書く

領収書を貼り付けるための紙の用意です。ファイリングした後から確認しやすいよう、右上に日付を記載しておくと便利です。

③領収書の上部に糊(のり)付けをして紙に貼る

領収書が整理されていないと、小口現金が合わなかった際に作業効率が悪くなります。したがって整理する必要があります。具体的には、A4サイズの紙に糊で貼ることをおすすめしています。

袋に保管するのはNG

紙に貼らずに袋に入れて月別に保存する簡易的な方法もありますが、後で見返す時にとても効率の悪いものになってしまうのでおすすめできません。

ノートではなく紙に貼るべき

ノートに月別に貼っていたこともありますが、月の最後の方にノートが余ってもったいない気持ちになりました。また、ノートはA4サイズより小さいので領収書を折り曲げて貼りつける必要があり、とてもかさばり、保存時に苦労しました。
貼る際は、スティック糊(のり)は、はみ出しが少なくてよいと思います。重ねて貼っても大丈夫ですが、重ねないほうがあとから見やすいです。大きめの領収書は折り曲げて貼っても大丈夫です。

裏紙でもOK

なお、領収書を貼るのは裏紙でも大丈夫です。裏紙を使う時は、要らなくなった裏紙の面に大きく「×印」などを書いて裏紙であると明記しておきましょう。あとで表と裏が分からなくなるのを防ぐためです。
ただし、会社によっては、機密漏洩の観点から裏紙を使うのを禁止している場合もありますので、先に相談しておましょう。

余裕を持たせて貼る

後から領収書が出てきた時にきれいに日付順に貼れるよう、領収書を貼り付ける用の紙の最後の部分は少し余裕を持たせておきましょう。

④穴あけパンチで穴をあけてファイルにしまっていく

以下の1,2の順にファイルに入れましょう。

  1. 月が変わったらファイルから取り出し、厚紙などに○○年○○月分領収書と書いて穴あけパンチで穴をあけて紐でしばって保存する
  2. 決算書の決算日に合わせて月別に保存しておく

⑤日付順に重ねてファイリングしていく

後で確認しやすいよう、ファイルを日付順に重ねて保管しましょう。

⑥領収書は光・空気の触れないところで保存する【追加】

最近の領収書やレシートは感熱紙で印字されているものがとても多いです。感熱紙で印字されているものはとても弱くすぐに文字が薄くなってしまうことがあります。
領収書は長期間保存が必要ですので、光を避けて空気の触れにくい場所で保存してください。

経費精算での領収書の保存期間と保存期間の起算日は?

法人での領収書は「帳簿書類」に分類されるため、保存期間は7年となっています。個人事業主の場合は5年の場合が多いです。

領収書の保存期間は、領収書の発行日が起算日ではなく、法人税申告期限が起算点ですので、保存期間には十分気をつけましょう。

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領収書の電子化は可能?

領収書の電子化、具体的には紙の領収書をスマートフォン等でスキャンして電子保存することは可能です。今までも領収書の電子保存は可能でしたが、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、要件が緩和されました。

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電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、条件付きで国税関係書類の電子保存を認める法律です。具体的には、領収書をスマートフォン等で撮影して保存したり、PDFの領収書を受け取った際の保存方法について定めた法律です。詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

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電子帳簿保存法の保存要件はどう緩和された?

詳細については上の記事で説明していますが、重要なトピック2つについてこの記事でも触れておきます。

【重要①】スキャナ保存時のタイムスタンプ要件が緩和された

タイムスタンプとは、電子データがある特定の時刻に存在し、それ以降に改ざんが行われていないことを証明する技術です。2022年1月の改正により、タイムスタンプの付与期限が「3営業日以内」から「約2ヶ月とおおむね7営業日以内」へと大幅に延長されました。また、今まで必要だった受領者による領収書原本への署名も不要となりました。これにより、電子保存のハードルが下がりました。

電子帳簿保存法に対応する上でタイムスタンプは必要か?という内容について以下の記事で解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

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【重要②】電子領収書を紙に印刷して保存することがNGになった

2022年1月の改正により、電子的に受け取った領収書は電子保存することが義務化されました。すなわち、今まではPDF等の電子領収書を紙に印刷して保存することが認められていましたが、これが廃止となりました。したがって、あらゆる企業が紙と電子を別々に保存するか電子保存に一本化するかの2択を選ぶ必要が生じました。

電子帳簿保存法改正後における領収書の保存方法については、以下の記事でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

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※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。

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領収書の電子化におすすめのシステム

今回紹介した領収書の保管方法を踏まえることで、綺麗に整頓された状態で領収書を保存できます。しかし、毎回の糊付けなどかなりの手間が必要になるため、領収書を電子化することで、領収書のまとめ・保管業務を効率化している企業も少なくありません。そこで、領収書の電子化におすすめのシステムをご紹介します。

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出典:公式サイト

代表的な経費精算システムである「TOKIUM経費精算」は、申請から承認までをスマートフォンで完結できるクラウドシステムです。申請者は、スマートフォンでレシートを撮影してポストに投函するだけ、承認者は承認ボタンを押すだけで経費精算が完了します。

領収書の写真を送信すれば、データ化・原本とデータの突合・原本保管まで全て代行されるため、ペーパーレス化と同時に経費精算へかける時間を約1/10にまで削減することができます。

TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が実際に導入し、利用しているサービスです。

導入後に利用できるユーザー数は無制限で、月額費用は基本利用料(1万円〜)+領収書の件数に基づく従量制で決まります。従業員数にかかわらず、領収書のデータ化枚数に応じて費用が決まるため、費用対効果を実感しやすい料金体系です。

「料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。

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領収書の電子化を進める際は、ぜひ検討してみてください。

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