経費精算

経費精算での領収書のまとめ方・保管方法を経理10年のプロが解説!

公開日:2022.02.11更新日:2022.02.11
領収書を上手に整理する方法5つのポイント

みなさん、経費精算のための領収書の山に悩まされたことはありませんか? 忙しさからつい後回しにしてしまうと、後で余計に面倒なことになったりしますよね…。
領収書を上手に整理する方法、貼り方や保存方法に加え、紙での保存が不要になる領収書の電子化について説明していきます。コツを覚えて上手に領収書の保存をしていきましょう。
ちなみに、筆者である私は経理として10年勤務しており、領収書の貼り付け方法についても苦労した経験があります。実務経験をもとにした有益な情報を届けられると幸いです。

経費精算に領収書はなぜ必要なのか?

領収書は、「会社の経費として、その金額を利用したことを証明するもの」です。領収書をもらうのは面倒かもしれませんが、必ず領収書を貰うように皆さんに伝えてください。

領収書はレシートでも代替可能

経費にするには、レシートではだめだと認識している人も多いのではないしょうか?
実は、レシートでも代替可能です。領収書はとても大切ですが、時には領収書よりレシートの方が税務上、信頼性があるとみなされる場合があります。レシートには買った品物や数量がしっかり書かれていますし、改ざんが難しい点から信憑性のあるものとして扱われます。
逆に、手書きの領収書宛名欄に「上様」と書かれたものや、但し書きに「お品代」とかかれている領収書は、誰が何を買ったのか分からないというデメリットがあります。ですので、手書きの領収書を書いてもらうときには、しっかりと宛名と品物名を書いてもらいましょう。
領収書とレシートの違いは、以下の記事で詳しく解説しています。

領収書とレシートの違いは? 両方発行するのはトラブルのもと!

領収書を紛失した場合の3つの対処方法

万が一領収書を無くしてしまっても、以下のような方法で対処することができます。

  1. 領収書を再発行してもらう
  2. レシートで経費精算する
  3. クレジットカードを利用した場合、利用明細で証明する

また、領収書の出ない慶弔費などには、出金伝票を使います。領収書を無くしたとあせらず、対処方法を覚えておきましょう。
領収書を紛失した時の対処法は、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

レシートの再発行は可能!領収書を紛失した際に役立つ4つの方法

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領収書の貼り方・保存の方法を経験談から解説

経理担当者は共感いただけると思いますが、領収書の貼り付けはとても面倒くさいですよね…。それに、法人税法で領収書は7年間の保存が義務付けられているので、管理する手間もかかります。
※欠損金の繰越控除を利用する場合の保存期間は10年間
袋に入れて月別に保存する簡易的な方法もありますが、後で見返す時にとても効率の悪いものになってしまうのでおすすめできません。そこで領収書を糊(のり)で貼る方法を説明していきたいと思います。
領収書がきれいに整理されていないと、小口現金が合わなかったりしたときに、作業効率が悪くなります。ノートに月別に貼っていたこともありますが、月の最後の方にノートが余ってもったいない気持ちになりました。それに、ノートはA4サイズより小さいので領収書を折り曲げて貼りつけることがく、とてもかさばり、保存時に苦労しました。
その経験から、A4サイズの紙に糊(のり)で貼ることをおすすめしています。裏紙でも大丈夫です。
裏紙を使う時は、いらなくなった裏紙の面に大きく「×印」などを書いて裏紙であると明記しておきましょう。あとで表と裏が分からなくなるのを防ぐためです。
ただし、会社によっては、機密漏洩の観点から裏紙を使うのを禁止している場合もありますので、先に相談しておましょう。

おすすめはA4サイズの紙に日付順に糊付け

領収書をテープなどで簡単に留めてしまうと、長期間保存しているうちにどんどん劣化していきます。おすすめはA4サイズの紙に日付順に糊(のり)付けするやり方です。
紙に日付ごとに糊(のり)で貼っていき、最後の部分は少し余裕を持たせておきます。なぜなら、あとから領収書が出てきた時に、きれいに日付順に貼れなくなってしまうからです。
面倒くさい作業ではありますが、保存時にきちんと整頓していたほうが、後で小口現金が合わないといった時に確認しやすくなります。
◆領収書の貼り付け方法

  1. 領収書を日付順に並べる
  2. A4サイズの紙の右上方に日付を書く
    (ファイリングした時に見やすいようにする)
  3. 領収書の上部に糊(のり)付けをして紙に貼る
  4. 穴あけパンチで穴をあけてファイルにしまっていく
  5. 日付順に重ねてファイリングしていく

スティック糊(のり)は、はみ出しが少なくてよいと思います。重ねて貼っても大丈夫ですが、重ねないほうがあとから見やすいです。大きめの領収書は折り曲げて貼っても大丈夫です。
領収書をA4用紙に貼る整理の仕方

領収書の保存方法は2ステップ

  1. 月が変わったらファイルから取り出し、厚紙などに○○年○○月分領収書と書いて穴あけパンチで穴をあけて紐でしばって保存する
  2. 決算書の決算日に合わせて月別に保存しておく

領収書は光・空気の触れないところで保存する

最近の領収書やレシートは感熱紙で印字されているものがとても多いです。感熱紙で印字されているものはとても弱くすぐに文字が薄くなってしまうことがあります。
領収書は長期間保存が必要ですので、光を避けて空気の触れにくい場所で保存してください。

経費精算での領収書の保存期間と保存期間の起算日は?

法人での領収書は「帳簿書類」に分類されるため、保存期間は7年となっています。個人事業主の場合は5年の場合が多いです。
領収書の保存期間は、領収書の発行日が起算日ではなく、法人税申告期限が起算点ですので、保存期間には十分気をつけましょう。

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領収書の電子化とは?

なぜ領収書は電子化して保存できるのか?

電子保存帳簿保存法』というものがあるのを知っていますか?
1998年に制定された法律で、規制がとても厳しく2016年の規制緩和まで普及がとても難しいものでした。
2017年に電子保存帳簿保存法の規制緩和があり、スマートフォンなどによる領収書撮影画像を電子ファイルとして利用できるようになりました。
この規制緩和によって、定められた要件を満たしたうえで、領収書をデータ化して保存していれば、原本を7年間保存する必要がなくなりました。前提として、電子データ保存を行う場合は、保存を開始する3カ月前までに税務署に申告書を提出し、承認を得る必要があるので注意してください。
電子帳簿保存法の最新改正情報』についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

電子帳簿保存法改正のポイントは?経理のDXに必須知識を図解でわかりやすく

電子帳簿保存法の保存要件とは?

スマホなどで領収書を撮影する場合、約500万画素以上が必要となります。最近のスマホカメラはどれも画素数が高いですが、確認しておきましょう。
撮影後に画像では内容を読み取りにくい箇所がある場合も考えられるので、領収書をすぐ捨てたりしないように注意しましょう。
領収書をデータ保存化すると、大量にファイルなどに保存していた領収書の保存がとてもすっきりします。面倒な糊(のり)付け作業や分厚いファイリング作業からも一気に解放されます。
データ保存化によって、これまで領収書の保存にかけていた時間とコストが削減され、経費精算の仕事がとても楽になるでしょう。
タイムスタンプ』についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須!業界人が徹底解説

おすすめの経費精算システムは?

TOKIUM経費精算サイト
領収書のデータ保存を簡単にしてくれるサービスがいくつもありますので、ぜひ導入を検討してみてください。おすすめは『TOKIUM経費精算』です。
領収書を破棄できるだけではなく、スマホで撮影するだけで、金額と日付が自動入力されます。精度も99.9%で、入力間違いはほぼ発生しないシステムです。
領収書の保存期間』についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

領収書の保管期間は7年?10年?【電子帳簿保存法の解説も】

経費精算システムを導入する際の注意点

領収書の電子化はとても便利ですが、いくつかの注意点があります。税務署からの承認・タイムスタンプの必要がある点、データ化した領収書はすぐに捨てないうにするという点に注意してください。
ちなみに、先程紹介した『TOKIUM経費精算』ではタイムスタンプに対応しています。
領収書の保存方法や経費精算システムなど最新の電子保存はさまざまなものがありますが、自分の会社規模に合った方法を選択することが大切です。
経費精算システムなどを上手に活用して、経理業務を効率化していきましょう。

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知りたい方はこちら
【2022年1月改正】電子帳簿保存法ガイドブック
【課税事業者向け】インボイス制度の導入で業務の現場では何が起こる?

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