人手不足・紙業務・法改正対応。経理の現場は、限られた人数で多くの要件を同時に満たす必要があります。そこで力を発揮するのが「業務効率化ツール」です。

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本稿では、経理・総務での代表的な活用領域から、RPA/ノーコードの使いどころ、自治体支援や補助金の活用、そして失敗しない実装ステップまでを体系的に解説します。専門用語はかみ砕き、現場で迷わない段取りと運用の工夫を具体的に示します。

業務効率化ツールとは：経理がまず押さえる全体像

業務効率化ツールは、経理・総務の定型作業を自動化し、紙中心の処理をデジタル化するための仕組みです。請求書処理や仕訳、申請・承認の流れを見直すことで、作業時間の短縮とミスの低減、法改正への素早い追随が可能になります。まずは「自社の課題」と「改善したい指標（例：処理時間、差戻し率）」を言語化し、解決の方向性を揃えるところから始めます。

経理の主要ボトルネック

経理の遅れやミスの多くは、紙の処理が残っていること、同じ情報を何度も入力すること、そして「この作業はAさんしか分からない」といった属人化から生まれます。紙の請求書が各拠点から本社へ郵送されると、その分だけ確認や承認が後ろ倒しになります。

実際、複数拠点を持つ企業では、拠点でPDF化してメール共有、本社到着後に再スキャン、といった“二度手間”が日常化していました。こうしたムダは、受領から保管までをクラウドに集約するだけで大きく減らせます。

効率化の基本効果：時間短縮／誤入力削減／ログ可視化

ツールを導入すると、入力や照合作業そのものが減るため、まず時間が短縮されます。入力を自動化すれば、手打ちのケアレスミスも減ります。さらに、誰がいつ申請や承認を行ったかの記録が自動で残るため、確認のやり取りがスムーズになります。経費や請求のデータがCSVで出力できれば、社内のマクロやRPAと組み合わせて差額チェックまで一気通貫で行えるようになり、手作業の“つぎはぎ”を解消できます。

法対応（電帳法・インボイス）で効く機能の例

電子帳簿保存法の検索要件や改ざん防止、インボイス制度の適格番号管理に対応するには、日付・金額・取引先での素早い検索、変更履歴の自動保存、適格番号の必須化・重複検知といった機能が役に立ちます。これらは「監査対応のための作業」を減らし、普段の業務の延長で法対応が自然に満たせるしくみづくりと言えます。拠点から本社への紙運用をやめ、受領からデータ化・保管までを一元化する企業ほど、月末の混雑や問い合わせが目に見えて減っています。

以下の記事では、電子帳簿保存法を図解でわかりやすく解説していますので参考にしてください。

RPAとノーコードの使いどころ：得意／不得意を見極める

RPAは「決まった操作の繰り返し」を自動実行するのが得意、ノーコードは「自社フローに合わせた簡易アプリ化・連携」が強みです。どちらも“人が判断すべき例外”を完全にはなくせません。Excel転記やデータ取込・出力はRPA、申請フォーム・台帳・通知はノーコードという組み合わせが現実的です。AIエージェントは文脈理解を伴う“判断支援”に適しています。

RPAで成果が出やすい業務

RPAは「決まった画面操作や同じ処理の繰り返し」に強く、CSV取り込みや差額チェック、フォーマットのそろった画面への転記に向いています。請求データをCSVで出力し、マクロやRPAで差額確認まで流す設計にすれば、数十秒で処理が終わるケースもあります。人が判断する必要のある例外だけを拾い上げる形にすれば、担当者は“判断”に集中できます。

ノーコードで始める台帳化と通知・承認フロー

ノーコードは、部門に合わせた申請フォームや台帳、通知フローを素早く用意するのに向いています。たとえば「申請→承認→台帳反映→会計へ受け渡し」という最小の回路を、現場に合わせて短期間で組めます。紙の保管やメール添付のやり取りを減らすだけでも、承認の滞留は減り、関係者の見える化が進みます。複数拠点からの書類が混在するような現場ほど、まずは“フォーム化と一元管理”が効きます。

経理AIエージェントと従来ツールの違い

AIエージェントは、証憑の読み取りや要約、承認コメントの下書きなど「文脈を理解して補助する」領域に強みがあります。フォーマットが一定の処理はRPA、フォーム化や通知はノーコード、そして可変的な文章や証憑の読み取り・判断支援はAI、という住み分けが現実的です。請求書の読み取り精度や規程に沿った判断の“準備作業”をAIが肩代わりすると、最終確認のスピードが上がります。

図：RPA×ノーコード×AIエージェントの使い分け

受領業務の自動化をどの方式で進めるか迷ったら、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

業務効率化ツール選び方の基準：機能・連携・運用サポート・定着性

比較では「自社の課題→必須要件→評価軸」を先に固定します。既存の会計・人事・稟議システムとの連携容易性、監査ログや権限管理、問い合わせ対応の速さ、教育・トレーニングの有無、評価期間（無償トライアル）などを確認しましょう。導入後の定着を左右するのはサポート体制と“現場で触って慣れる”機会の設計です。

必須／推奨／将来検討の線引き：要件表の作り方

最初に「自社の課題」と「解決したいKPI」を書き出し、そこから逆算して“最低限必要な機能”を決めます。例えば、締め対応の遅れが課題なら、受領～承認～会計連携までの速度とログを必須にし、データ出力やAPIは推奨、外部タイムスタンプなどは将来検討、という具合です。要件を3段階に分けると、候補製品の比較が短時間で進みます。現場テストの前に「合否基準」を決めておくと、導入判断がぶれません。

業務効率化ツールの要件表（電帳法・インボイス準拠）

必須／推奨／将来検討の3段階で評価します。法要件は「電子帳簿保存法（検索性・改ざん防止・保存）」と「インボイス制度（適格請求書要件）」の観点で確認してください。

項目	該当法要件	目的	チェック方法	最低基準（必須）	推奨設定	将来検討
検索性（日時・金額・取引先）	電帳法：検索要件	監査対応・調査の迅速化	条件検索の項目と速度を確認	日付／金額／取引先で即時検索	AND/OR・範囲検索・エクスポート	全文検索・API検索
改ざん防止（履歴・ハッシュ）	電帳法：真実性	証憑の信頼性担保	変更履歴の自動保存有無	更新・削除の履歴を保持	ハッシュ値・差分比較	外部タイムスタンプ連携
保存期間・削除制御	電帳法：保存要件	法定期間の保管	保存年限の設定可否	保管年限のロック	監査用の証跡出力	WORMストレージ
適格請求書の管理	インボイス制度	仕入税額控除の適正化	適格番号の登録／検証	番号項目の必須化	重複・不備の自動検知	外部データベース照合
監査ログ（操作履歴）	内部統制	責任追跡・不正抑止	誰が何をいつ実行か	閲覧/登録/承認ログ	IP/端末情報の記録	SIEM連携
権限分掌（閲覧/承認/管理）	内部統制	職務の牽制	ロール分割の粒度	閲覧・申請・承認を分離	多段承認・代理承認	条件分岐承認
IP制限・SSO（SAML/OIDC）	セキュリティ	不正アクセス防止	SSO対応可否を確認	IP制限 or SSOのいずれか	IP＋SSO＋MFA	端末証明書連携
個人情報の最小化	個人情報保護	漏えいリスク低減	マスキング／匿名化	不要項目の非表示	権限別マスキング	自動匿名化ポリシー
データ連携（会計・勤怠・稟議）	運用	二重入力の解消	CSV/APIの有無	主要システムとCSV連携	双方向API・Webhook	iPaaS連携
バックアップ/リカバリ	BCP	障害・災害対策	RPO/RTOの提示	毎日バックアップ	世代管理・復旧テスト	別リージョン冗長化

連携と拡張：会計・稟議・勤怠とのつなぎ方

実運用では、会計や稟議、勤怠とのデータの行き来がボトルネックになりがちです。CSVでの受け渡しから始め、安定したら双方向APIに移行する、と段階を踏むのが安全です。請求データをCSVで出し、社内のマクロやRPAでチェックまで流せると、人的な転記をほぼなくせます。連携を前提に、台帳やマスタの更新ルールも同時に整えると、運用が長続きします。

定着支援：管理者マニュアル／FAQ／問い合わせ窓口

導入が進まない原因の多くは、使い方が分からないことと、問い合わせ先が曖昧なことです。権限ごとの簡易マニュアルと、よくある質問を先に用意し、問い合わせ窓口を一本化します。拠点や部門が多い企業では、最初に“代表チーム”で運用を固め、他部門へ横展開する流れにすると定着が早まります。郵送・PDF化・再スキャンといった二重作業をやめられると、現場の納得感も高まります。

業務効率化ツール導入時に自治体支援・補助金を活用

IT導入補助金や自治体のDX支援は、費用負担を抑え実装を加速させます。支援事業者と連携し、申請要件に沿って「計画→申請→導入→実績報告」まで段取りを組みます。並行して、職員・社員向けのハンズオン研修を用意し、運用を内製化できる体制を育てると定着が早まります。問い合わせ前に準備物を整える“相談前チェック”も有効です。

IT導入補助金で対象となる費用と進め方

補助金は、導入費用の一部を賄えるため、最初のハードルを下げてくれます。対象となる費用（初期・月額・設定・伴走支援など）と公募期間を確認し、計画→申請→交付→実績報告までの流れを早めに決めておくことがポイントです。導入効果を示すKPI（処理時間、差戻し率など）をあらかじめ設定しておくと、採択後の報告もスムーズです。

自治体の内製化支援

自治体や公的機関では、職員が自ら改善できるよう、RPAやPower Automateの研修を取り入れる動きが広がっています。学校給食費の処理など、現場に近い業務ほど“自分たちで回せる仕組み”が効果的です。データの一元化と紙の削減を進めれば、分析や予算管理まで視野に入れた運用に発展させやすくなります。

相談会・伴走支援の使い方

相談窓口を活用する際は、会社情報、対象業務、目標KPI、現行システム、スケジュール、概算予算、セキュリティ要件などを事前にまとめると、初回の打ち合わせが具体的に進みます。提出物がそろっていれば、その場で「まずはこの範囲で小さく始めましょう」といった現実的な提案を受けやすくなります。

自治体・補助金 相談前チェック表

相談窓口に連絡する前に、下記のチェックを完了してください。担当者との初回面談がスムーズになります。

済	項目	内容	メモ
	基本情報	会社名・所在地・業種・従業員数・担当者連絡先
	対象業務と課題	例：経費申請の差戻し多発／月次締めが長い 等
	目的とKPI	削減したい時間・コスト、目標値（To-Be）
	現行システム	会計・勤怠・稟議など／バージョン・連携方式
	希望する支援内容	導入計画作成、設定支援、研修、効果測定など
	スケジュール	導入希望時期・締切（補助金の公募期間等）
	概算予算	初期費用・月額費用・研修/伴走費用の目安
	法対応・セキュリティ	電帳法/インボイスの運用方針、IP制限・SSOの要否
	体制	社内の意思決定者・推進担当・現場窓口の役割分担
	添付資料	業務フロー図／課題メモ／KPIスコアカード（雛形）

事例で学ぶ“ビフォー/アフター”：定量指標で語る

紙台帳からクラウド移行、申請・承認の電子化、規程照会の即時化などは、残業時間の削減や問い合わせ工数の減少に直結します。課題の見える化→進捗モニタリング→改善のサイクルを回し、数字で効果を示しましょう。社内検索や規程確認の即時化は横断的な時短にも有効で、他部門との連携効果も得られます。

紙→クラウド移行での月末処理短縮の要点

拠点から紙の請求書を集めていた企業では、郵送やPDFのやり取りが多く、締め作業が遅れがちでした。受領から確認、承認、保管までをクラウドにまとめると、資料の“待ち時間”がなくなり、確認が先回りで進みます。複数工場を持つ企業でも、郵送とPDFの二重運用をやめたことで、承認までのタイムラグを大きく減らしています。

社内検索の高速化がもたらす波及効果

データの一元化は、過去の明細や添付の検索を速くします。CSVで履歴を出力して社内のチェックとつなげる運用に切り替えると、差額確認や再集計のたびにファイルを探す手間が消えます。立替経費が多い企業では、領収書の糊付けや紙台紙のチェックがなくなり、検索や再確認の負担も軽くなりました。

進捗ダッシュボードとKPIの設計

導入効果を定着させるには、月次でKPIを確認できる簡単なダッシュボードが有効です。処理リードタイム、差戻し率、承認の滞留時間といった数字を定点観測し、改善が止まったら手順や教育を見直します。自治体でも、データの可視化を進めることで、予算消化の偏りや帳票の確認漏れに先回りで気づける体制づくりが始まっています。

KPIスコアカードで実装効果を可視化

「定義」「計算式」を固定し、As-Is（導入前）／To-Be（目標）／実績を月次で更新します。差分が小さい項目は運用・教育を見直します。

KPI	定義	計算式	As-Is	To-Be	実績（月次）	備考
処理リードタイム（日）	申請～最終承認までの平均日数	(合計処理日数) ÷ 件数				締め日/繁忙期は別集計
1件当たり処理時間（分）	オペレーター作業の平均分数	(総作業時間[分]) ÷ 件数				RPA/AI適用後の短縮を測定
差戻し率（%）	差戻し件数の割合	(差戻し件数 ÷ 総申請件数) × 100				規程FAQ整備で改善
紙原本比率（%）	紙での受領/保管の割合	(紙件数 ÷ 総件数) × 100				スキャン徹底で低減
規程検索時間（秒）	規程の初回ヒットまでの平均秒数	(総検索秒数 ÷ 試行回数)				社内検索最適化の効果
承認滞留時間（時）	承認者滞留の平均時間	(総滞留時間 ÷ 承認ステップ数)				リマインド/代理承認で改善
月次締め所要日数（日）	月末締め開始～完了まで	完了日 − 開始日				電子化・前倒し仕訳で短縮
エラー率（%）	入力/仕訳エラーの割合	(エラー件数 ÷ 処理件数) × 100				マスタ整備・バリデーション

実装ステップ：小さく試す→定着→見直し

ここでは“ロードマップ／ガイド”ではなく、実務で踏むべき実装ステップを示します。最小範囲で小さく試す検証（PoC）を行い、運用上のつまずきを洗い出してから段階的に横展開します。定着後はKPIでモニタリングし、規程や法対応の変更に合わせてメンテナンスします。

小さく試す検証の設計

最初から全社で始めるのではなく、対象業務を絞って短期間で試すのが安全です。目的（何を短縮したいか）、対象（どの部署・どの帳票か）、期間（例えば1～2か月）、合否基準（処理時間30％短縮など）を先に決めておくと、評価が主観に流れません。効果が出た時点で、関係部門へ横展開します。

権限・監査ログ・個人情報の扱い

導入初期は、権限を“必要最小限”に絞り、操作や承認の履歴が自動で残る状態にします。個人情報は閲覧できる範囲を役割で分け、不要な項目は非表示にします。アクセス元の制限やシングルサインオンを併用すると、安心してテストが進められます。記録が残る設計は、問い合わせ対応や監査の負担も軽くします。

定着運用：教育・引き継ぎ・問い合わせ導線の整備

ツールが定着するかは、最初の教育と引き継ぎの準備にかかっています。管理者向けの手順書、一般ユーザー向けの短い操作ガイド、そして問い合わせ窓口の一本化を、横展開の前に用意します。拠点や部門が多い組織でも、最初に代表部門で運用を固めてから広げると、ムダなやり直しを防げます。

経理AIエージェントの現在地：従来ツールとの住み分け

経理AIエージェントは、仕訳候補提示や承認の下書き作成、規程確認の自動化など、“判断や要約”を必要とする作業を支援します。RPAやノーコードが“決まった操作・フォーム化”に強いのに対し、AIは“文脈理解・可変ルール”に対応しやすいのが特徴です。両者を適材適所で組み合わせ、変更に強い運用に仕立てましょう。

仕訳・経費・契約のAI化で狙える短縮ポイント

AIは、証憑の読み取りや要約、仕訳候補の提示、承認コメントの下書きが得意です。フォーマットが揃わない領収書や契約書でも、読み取り後に担当者が確認する前提で“下ごしらえ”を任せると、最終判断までの時間が短くなります。請求書の読み取りにAIを取り入れた企業では、処理時間の大幅な削減が見られます。

変更に強い運用：規程・法改正の吸収

AIやノーコードを組み合わせると、規程の改定や法要件の変更に追随しやすくなります。紙を介さずクラウドで一元管理していれば、検索性や適格番号の扱いもルール変更に合わせて調整できます。自治体の取り組みでも、データを可視化して運用を見直す流れが広がり、継続的な改善が可能になっています。

リスク管理：誤読・誤判定の最小化

AIの読み取りや提案は便利ですが、人の最終確認を前提にすることが大切です。AIが作成した案や読み取り結果に対して、承認者が“OK”を出すまでの記録が残る設計なら、誤判定のリスクを抑えながらスピードも確保できます。紙や手作業が混ざるほど確認が複雑になるため、入力から承認、保管までをオンラインに寄せるほど安全性は高まります。

以下の記事では、小さく試す検証～定着運用までの具体策を詳しく解説していますので参考にしてください。

まとめ

効率化は「導入して終わり」ではありません。要件整理→小さく試す検証→定着運用→指標で見直しの実装ステップを回し続けることが重要です。自社の課題と法対応を起点に、RPA・ノーコード・経理AIエージェントを適材適所で組み合わせ、外部支援や補助金も活用して着実に定着させましょう。