電子帳簿保存法

電子帳簿保存法に対応した見積書の保存方法【2022年最新】

公開日:2022.10.31更新日:2022.11.21
電子帳簿保存法 見積書

2022年1月に改正が施行された電子帳簿保存法により、PDFなどの電子データで送られてきた見積書を紙に印刷・保存することが認められなくなったのをご存知でしょうか?

本記事では、電子帳簿保存法改正後における見積書の保存方法についてわかりやすく説明します。電帳法対応におけるシステム利用についても解説しているので、電帳法対応や業務効率化に興味のある方はぜひ最後までご覧ください。

電子帳簿保存法ガイドバナー

見積書は電子帳簿保存法の対象

見積書は電子帳簿保存法の対象書類です。一定の要件を満たしていれば、紙で届いた見積書はスキャンすることで電子化可能ですし、PDF等で電子的に授受した見積書はシステム等にアップロードして保存することが可能です。

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電子帳簿保存法とは

そもそも電子帳簿保存法(電帳法)とは、原則紙での保存が義務付けられている帳簿や国税に係る書類について、一定の要件を満たした上でのデータ保存を可能とする法律です。

最新の2022年度改正では、経済社会における電子データへの移行を促進する狙いの元、電子保存要件の大幅な緩和がなされています。それと同時に、適正課税という観点から一部罰則の強化も行われています。

電子帳簿保存法や2022年度の改正についてより詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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電子帳簿保存法に対応した見積書の保存方法

電子帳簿保存法の改正によって、見積書の保存業務にはどのような影響があるのでしょうか。紙で受け取る場合と、PDF等の電子で受け取る場合とでそれぞれ説明します。

そもそも見積書に保存義務はある?保存期間は?

「見積書に法的な保存義務はあるの?」「請求書や領収書を保存していれば捨ても良いの?」と疑問に持つ方も多いでしょう。結論から申し上げると、見積書は各税法によって保存が義務付けられています。法人の場合は、法人税法で7年保存(欠損金が生じた年度は10年)、個人事業主の場合は、所得税法で5年保存が必要とされています

▶︎関連記事:見積書の保管期間と保管方法【紙/電子別に解説】

紙で受け取った見積書の保存方法

紙の見積書の保存方法としては、1.紙のまま保存 2.電子データとして保存(スキャナ保存)の2種類があります。

見積書は、各税法で紙原本のまま保存する必要があるとされていますが、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に則ってスキャンを行い、電子データとして保存することが可能です。スキャナ保存は、いわゆる複合機によるスキャニングだけでなく、スマホ撮影なども含まれます。

なお、今回の改正によって税務署長による事前承認が不要になったり、スキャン後に紙原本の即時廃棄が可能になるなど、スキャナ保存がしやすくなっています。

電子で受け取った見積書の保存方法

電子で受け取った見積書の場合、2022年現在では、紙に出力して保存しても、電子帳簿保存法の電子取引要件に沿って電子保存を行なってもどちらでも構いません。しかし、2024年1月1日以降は、電子で受け取った見積書は電子保存しか認められなくなります

こちらは、2022年1月の電子帳簿保存法改正の「電子保存義務化」によるものです。本改正の一番重要な変更点であり、電子保存にまだ対応していない企業は、2024年までに既存の業務フローや社内システムを整備する必要があります。

▶︎これから電帳法対応を考える企業必見!電帳法対応システム13選を徹底比較

見積書を電子保存する際の要件は?

上述の通り見積書は、電子帳簿保存法の要件を満たした上での電子保存が可能です。紙の見積書をスキャンし電子保存する際は「スキャナ保存要件」、電子で受け取った見積書をそのまま電子保存する際は「電子取引要件」に則る必要があります。これらの具体的な項目については、別の記事で詳しく紹介しているのでそちらをご覧ください。

▶︎電子帳簿保存法におけるスキャナ保存制度とは?改正後の変更点や要件をわかりやすく解説!
▶︎電子帳簿保存法の電子取引とは?具体的な対応方法

見積書の電帳法対応なら、TOKIUM電子帳簿保存

TOKIUM電子帳簿保存法サービスサイト
出典:公式サイト

電子帳簿保存法の改正により、電子データの紙面印刷は不可能となるため、企業の取るべき道は紙保存と電子保存の併用、電子保存への一本化の2択といえます。ただし、実際の業務負荷を考えると紙保存と電子保存の併用は本質的な管理とはいえないでしょう。

例えばTOKIUM電子帳簿保存を利用すると、全ての国税関連書類(見積書・請求書・納品書・契約書・発注書等)をオンラインでまとめて管理することが可能です。見積書の電子管理ができるだけでなく、原本の受領とデータ化、保管はTOKIUMが代行してくれるので、電子帳簿保存法対応だけでなく、煩雑な業務を減らすことができます。

「法対応と業務効率化を同時に実現したい」という企業の方は、下記リンクから詳細資料をご覧ください。
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まとめ:見積書の電帳法対応にはシステム利用がおすすめ

ここまで、電子帳簿保存法に対応した見積書の保存方法について説明しました。2024年以降は、電子で受け取った見積書の紙保存ができなくなるため、電子保存ができる体制を構築することが必要です。また、電子と紙の二元管理は煩雑になることが考えられるため、書類管理業務の負担を考慮すると、見積書の保存を電子に一本化したいところです。

自社で電子化の体制を整えることも不可能ではないですが、細かい電子保存要件を一つ一つ把握する必要があること、法改正の度にシステムを改修し直す必要があること等を考慮すると、大きな手間になることが予想されます。

近年では、安価で手軽に利用できるクラウドシステムが多く登場しています。クラウドシステムを導入することで、期日が迫りつつある改正法へすぐに対応できるだけでなく、大幅な業務効率化も達成できるでしょう。一般的にクラウドシステムの欠点と言われる、カスタマイズ性やセキュリティ面にも定評があるシステムも多く存在するため、まずは自社にあったクラウドシステムを探してみることをおすすめします。

見積書を含め、あらゆる国税関係書類を電子で一元管理する際には、TOKIUM電子帳簿保存がおすすめです。また、こちらの記事では電子帳簿保存法に対応できるクラウドシステムを詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。

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