請求書の支払業務には改善の余地がたくさん!請求書の処理を効率化する方法も紹介

近年のペーパーレス化やテレワーク化によって、多くの企業で請求書業務の効率化が進められています。

請求書業務の効率化では「発行側」の業務負担を軽減することに着目されることが多いですが、実は「受取側」の請求書業務(支払業務に必要な請求書)も非常に面倒なものです

そこで今回は、「請求書の受け取り側にも業務改善の余地がある」ということ知っていただくとともに、電子化システムを用いた改善方法や、その可能性について解説します!

また、記事の後半では、請求書の「受け取り業務」を効率化してくれる受取請求書サービスについても紹介していますので、参考にしていただけたら幸いです!

この記事でわかること

  • 請求書の支払業務の際に発生する課題
  • 請求書の処理を効率化する方法
  • 電子化システムの導入効果
  • システム選びのポイント
  • おすすめのシステム紹介

請求書の支払業務フロー

支払業務は、請求書を収集(受領)することから始まり、そこから大まかに4つのステップを経て、処理を行なっていきます。

では以下で実際に請求書を受領してから支払うまでの流れを全体的に見てみましょう。

1.受領した請求書と支払期日の確認

請求書の支払い業務は、取引先から送付された請求書の確認から始まります。その後、請求書の内訳を読み、書かれたもの以外が入っていないか、もしくは書かれているものが全て入っているかをしっかり確認します。

さらに、支払い期日や支払い方法についても、それぞれ企業ごとに異なる場合があるため、注意が必要です。この際に、いつどこに支払うのかをまとめて管理することができるように支払い予定表を作成しておくとよいでしょう。

2.振込作業

振込作業では銀行振込が一般的な方法となっていますが、紙ベースによる振込では入力と登録の手間が必要とされるため、近年ではFBデータ(全銀データ)への変換ができるサービスも出てきています。

FBデータとは別名「全銀協規定フォーマット」とも呼ばれ、企業と銀行を通信回線で結ぶことを可能にします。全国銀行協会連合会によって定められたものであり、口座振替を行う際にはこちらのフォーマットで出力することが求められます。

FBデータのメリットとしては、銀行に行かずとも社内で引き落としや振込業務を行うことができることが挙げられます。さらに、受領した請求書をそのままFBデータへと変換するため、振込先や金額のミスを防ぐことにもつながります。

3.支払作業と取引の記帳

経理担当者は支払いが完了したら、出金伝票への記帳をしなくてはなりません。こちらは仕訳の際に利用します。

企業は会社の事業に関係ある出費であれば、経費として処理することができますが、本来その際には出費を証明する領収書などが必要となります。しかし、例外として出金伝票があれば、領収書などの書類がない場合でも、経費として申請することができるようになります。

出金伝票に記載すべき項目としては以下の5項目が挙げられます。

  1. 支払いをした年月日
  2. 支払いをした相手
  3. 勘定科目
  4. 摘要
  5. 支払った金額

4.消込作業

消込(けしこみ)作業では、帳簿をもとに今までの取引内容とそれに対する入金状況を確認しながら、買掛金の残高を減らしていきます。

消込作業でミスをしてしまうと、決算の際に収支が一致しなくなってしまうため、経理業務の中でも重要な業務となっています。

ミスを起こさないためにも、入金が完了したらできるだけ早く消込を行い、買掛残高をリアルタイムで把握できるようにしましょう。そのほかにもシステム導入によって、入金消込を効率化することも可能です。詳細は以下の記事をご覧ください

入金消込/入金消込システムについて詳しく知りたい方はこちら

入金消込システムのメリットとは?おすすめ製品も紹介!!

請求書の支払業務における課題

これまで請求書支払い業務の全体的な流れについて見てきました。

経理担当者にはどれも作業量のみならず、精神的にも負担の大きい業務でしたが、現場にはどのような課題があるのでしょうか。

ここでは請求書を「受け取る」ときに、経理担当者の多くが面倒であると感じている課題点について解説していきます。その後、受取側の業務改善のポイントについても説明していきます!

請求書の形式が異なるため手入力になる

請求書は基本的に郵送で送られてくることが多いですが、あくまで取引の証明を行うことが目的なので、送付方法に特に決まりはありません。そのため、紙やメールにPDFを添付・システムダウンロードなど、取引先によってそれぞれ形式が異なります

それにより、手作業でデータ化を行う必要があり、入力ミスや振込の際にミスをしてしまうリスクがあります

また手入力による処理では時間的コストがかかってしまうことも課題となるでしょう。

さらに入力内容と請求書の内容が一致しているかのチェックにも工数がかさんだり、ミスをしてしまった際のクライアント対応にも時間がかかってしまいます。このような請求書の入力作業が膨大な作業量のもと行われていると考えると、効率が良いとは言えないでしょう。

後ほど紹介する受取請求書サービスでは、請求書のデータ化を自動で行い、一元管理してくれます。経理担当者の負担を軽減し、ヒューマンエラーも防止してくれるサービスとなっています。

受け取るためだけに出社

テレワークの普及が進んでいる中で、電子化される業務は多岐にわたっています。日本CFO協会による調査では、緊急事態宣言をきっかけに 約77%が本格的にテレワークを導入していることがわかっています。

その一方で、みんながリモートワークをしているときに、請求書の受取のためだけに出社したという経験はないでしょうか。

実は、テレワークを実施できている経理部は全体の22%に留まっているというデータもあり、経理分野ではいまだ郵送やファックスなどによる処理が多くを占めているのが現状です。電子化が進められているものの、請求書では紙が一番利用されており、請求書を受け取るためだけに出社を強いられる方も少なくありません。

管理や保管コスト

国税庁は請求書を帳簿書類に含まれるとして、原則紙での保存を法律によって定めています。その期間は法人と個人事業主で別れており、法人は7年間、個人事業主は青色申告・白色申告ともに5年間となっています。(保存機関は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えた期間のことを指します)

さらにこれらは税務調査の際に必要となれば、すぐに提示できるように、適切に管理をしておかなくてはなりません。もし、保存されるべき書類を紛失した場合は、税金の再調査や罰則などが行われることもあるため、注意が必要です。

「インボイスポスト」では、請求書の受け取り業務のみならず、管理も代行してくれるため、それらにかかるコストを削減することができます。さらに、受領した請求書は全てデータ化されて一括管理されるため、検索を効率化し、紛失を防ぎます。

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請求書処理を効率化する方法

従来、請求書処理を効率化する際には発行側に焦点が当てられたものが多く、請求書の受取側の業務改善は見落とされがちです。

この記事を読んで、「請求書の受取側には発行側以上に改善の余地がある」ということを知っていただければ幸いです。

発行側のアプローチ

現在存在する電子請求書システムの多くは、請求書作成や配送作業を効率化または代行することによって、発行側の業務改善を行ったものです。

しかし実は、請求書を電子化することでコスト削減を行えるのは発行側だけで、受取側が受領する際には結局紙での出力が求められるため、メリットどころか逆に手間になってしまうことすらあるのです。

受領側のアプローチ

対して、受取側が請求書処理を効率化するアプローチとしては、以下の2点に留意して業務改善を行うことが必要です。

  1. 手入力の手間を省く
  2. 保存・管理コストを削減する

そこで近年注目されているのが、受取側の業務改善を行う、受取請求書サービスです。具体的なメリットや電子化による懸念点などにについては、以下で解説していますので、ぜひご覧ください!

電子請求書とは

請求書の電子化とは、請求書をデータ化することをいいます。

脱ハンコを背景に、日本では様々な電子化が進められてきましたが、先程触れた受取請求書サービスも電子化の一つです。請求書の送付方法は郵送が一般的ですが、特に決まっているわけではないため、メールでのPDFやダウンロードなどによってデータ化して送ることも可能なのです。

さらに請求書の受取側においても、原則としては紙での保管が定められていますが、税務署への申告・真実性と可視性の確保という条件を満たしていれば、電子保管をすることができます。これにより、紛失のリスクを軽減し、検索効率が向上させることに繋がります。

このように請求書の電子化には、発行側も受取側も双方が業務改善することができるというメリットがあります。

受取請求書サービスの導入効果

受取請求書サービスとは、請求書の受取側の業務を改善してくれるサービスです。

発行側の業務改善を目的としたサービスが多くある中、受取請求書サービスでは、請求書の支払業務における課題解決を目的としたものとなっているため、以下の導入効果が期待されます。

仕訳入力作業の効率化

請求書を受領した際に、会計ソフトへの入力は多くの場合、手作業となるため多くの時間がかかってしまいます。さらに請求書の数によっては、膨大な作業量となるため、ミスしてしまう可能性も否めません。

受取請求書サービスでは、受け取った請求書をデータ化し、自動で仕訳を行います。それにより、手作業で行っていた時間を大幅に削減することに繋がり、業務効率を向上させます。

内部統制の強化

請求書の承認プロセスにおいて、今どこを回っているのかがわからない、もしくは担当者の処理状況が把握できていないことに課題を感じたことはありませんか?

サービスを導入することで、承認のフローの見える化や案件の進捗を確認することができるようになるため、内部統制が強化されます。

担当者からの報告が遅れることにより、支払期日に間に合わないという課題を解決するためにも、それぞれの企業に適した承認ルートを作り、ミスや改竄を防ぎましょう。

電子化による一元管理

受取請求書サービスでは、郵送で送られてくる紙の請求書を始め、メール添付やシステムダウンロードなど様々な形式に対応しており、それらを受領からデータ化まで代行してくれます。これにより、面倒な開封作業やスキャンが不要になるので、作業効率を向上させます。

さらにデータ化は数時間~数日で完了し、その後は一括管理されるため、紙で管理するよりも紛失を防ぐとともに、必要なときにすぐ取り出すことができ、検索性も向上します。

テレワーク化に貢献

新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、様々な業務がテレワーク化されていますが、請求書の支払い業務においては、紙の形式で送られてくる場合も多く、テレワーク化が遅れている傾向にあります。

受取請求書では請求書の受領を代行してくれるため、わざわざ出社する手間がなくなります。請求書業務の担当者もテレワークができるようになるのです。また、取引先から担当者へと直接送られてくるため、郵送によるタイムラグがなくなり、月次決算の早期化にも貢献します。

ヒューマンエラーを防ぐ

請求書の支払い業務において、出社しなくてはならないことはもちろん面倒なことですが、それに加えて郵送で送られてくる請求書の開封作業やファイリング、そして申請業務も決して楽ではありません。

受取請求書サービスでは、受取だけでなくその他手作業の手間も省くことができます。加えて、他のシステムと連携することで仕訳や振込業務を含む請求書支払い業務を自動化してくれるので、金額や振込先の入力ミスを激減させます。

電子化における懸念点とその対策

ここまで受取請求書サービスを中心に、請求書を電子化することで得られるメリットについて解説してきました。何かと便利な機能が多いサービスですが、そのリスクについて心配な方もいるでしょう。

そのため導入する際に知っておくべき、請求書電子化のリスクについても説明したいと思います。

情報漏えいのリスク

電子化と聞いて、多くの方が心配するのはセキュリティ面に関することではないでしょうか。

請求書には個人情報をはじめとする重要な情報が記載されているため、漏洩をしてしまった場合は信頼を失うことにもなりかねません。また、請求書をデータ化したは良いものの、データが消えてしまい、必要なときに取り出せなくては意味がありません。

多くの受取請求書サービスでは、プライバシーマークやISMSを取得し、通信データの暗号化などを用いて強固なセキュリティ体制を築いていますさらに、複数の拠点でバックアップ体制を取っており、災害時であってもアクセスすることが可能です。

制度や法律への対応

どんな業界にも特有の制度や法律は存在します。そのため、せっかくシステムを導入しても、それらに対応していなくては効果を得ることができません。

請求書電子化と関係が深い法律は、請求書などの帳簿書類を電子データで保存することを認めた電子帳簿保存法ですが、ほとんどのサービスが対応しています。さらに2023年のインボイス制度に対応予定の受取請求書サービスもあるため、事前に制度や法律への対応を確認しておくと良いでしょう。

サポート体制

初めてのサービス導入では、予想外のトラブルがつきものです。そのため、導入サポートや導入後のトラブルに対するメール・電話対応といったサポート体制が充実しているものを選ぶと安心でしょう。

これらサポート機能は追加料金なしで受けることができることが多いため、その点についても事前に確認しておきましょう。

受取請求書サービスの比較ポイント

データ化までの時間と精度

サービスを比較する際に気をつけなくてはならないのが、データ化されるまでの時間とデータ化の精度です。ついついデータ化までが早いものを選びがちですが、精度が低くては本末転倒です。データ化までの時間と精度のどちらもが優れたものを選ぶようにしましょう。

請求書をデータ化する方法として、OCRによる読み取りとオペレーターの代行が挙げられますが、一般的にオペレーター代行の方が精度が高いことが知られています。しかし、オペレーター代行の場合は、料金が割高になってしまうことが多いため、自社のニーズに合わせた方法を選ぶことが大切です。

他システムとの連携は可能か

請求書受取サービスは、請求書のデータ化を行い一括管理を行ってくれるものですが、会計ソフトと連携が可能なものもあります。連携することにより、支払の通知作業や請求書・会計データの取り込みを自動化できるため、自社で使っている会計システムや銀行サービスへの連携を要件として満たしたほうが業務効率化は進みます。

さらにFBデータ出力に対応したサービスであれば、銀行に行かなくても引き落としや振込業務が可能になるため、更なる業務改善に繋がります。

請求書の支払い業務を改善するならインボイスポスト

請求書の受取業務に潜む課題、それを解決するサービスを選ぶ際のポイントは理解いただけましたでしょうか。

それでは、ポイントを満たしたおすすめの受取請求書サービス「インボイスポスト」をご紹介したいと思います!

この記事を読んでくださった方の多くは請求書業務においてこのようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

「郵送で届く紙の請求書の受取が大変」

「様々な形式の請求書をとりまとめるのが大変」

「紙と捺印による承認プロセスが面倒」

インボイスポストはこうした悩みを解決するオンライン請求書処理サービスです。

データ化された請求書をオンラインで一元管理できます。

受領のための出社やスキャン作業、原本のファイリングや保管に時間を割かれることもなくなります。”経費精算システムの運用で培ったシステム設計 × オペレーション構築のノウハウ”を活かし、請求書業務の効率化を実現します。

紙、PDFといった形式を問わず請求書を代行受領し、2000人のオペレーターが手入力を行います。入力作業はオペレーター2人の入力結果が一致するまで繰り返されるため、データの精度は99.9%を誇ります。社内での申請・承認プロセスも全てオンライン上で完結させることができ、仕分けの登録も簡単におこなうことができます。

紙の原本は提携先の倉庫に10年間大切に保管され、必要な時は取り出して確認することができます。また、会計ソフトとの連携もできるためさらなる業務効率化を実現できます。

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「インボイスポスト」のメリット

  • 紙・メール・PDFどの請求書も一括受領OK
  • すべての請求書が取引先から経理に直接届く
  • 経理部門のテレワークを実現

「インボイスポスト」で解決できること

  • 請求書を受け取るだけでなく、読み取りから支払い依頼まで、全てを代行。出社が必要な物理的作業も完全ゼロ
  • 全ての請求書が一括データ化されるので、請求データのチェック、莫大な量の原本保管・原本破棄が一切不要
  • 紙の請求書は受け取りだけでなく、保管も代行!データで一括管理されているので検索・参照もカンタンに行えます

まとめ

この記事では

  • 請求書の支払業務の際に発生する課題
  • 請求書の処理を効率化する方法
  • 電子化システムの導入効果
  • システム選びのポイント
  • おすすめのシステム紹介

について解説しました。

請求書受領に関する効率化の余地はまだまだ大きく、対策はこれから、という企業も多いでしょう。

一方で電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入が近づいてきており、これらの法制度に則った運用ができるよう業務フローやシステムの見直しを進めていかねばなりません。

ご紹介したインボイスポストは電子帳簿保存法・インボイス制度を見越して運用ができるサービスです。ぜひ気になる方は一度詳細を確認してみてはいかがでしょうか。

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