電子インボイスとは?変更点や役割・基礎をわかりやすく解説!

パソコンを操作している

電子インボイスとは

電子インボイスとは「電子化された請求書データ」を指します。電子インボイスが普及すると、取引先との請求書のやり取りをメールやインターネット上で完結することができます。

電子インボイスが注目されるきっかけとなったのは、2023年10月から導入されるインボイス制度の存在です。後に詳しく説明しますが、インボイス制度の導入により、企業や個人事業者はあらゆる請求書を保管する必要が出てきます。

紙面上で請求書を残し続けてしまうと、請求書の管理や保管場所に問題が生じてしまいますが、請求書を電子化して保存することで、請求書の管理や保管場所の問題を解消できます。

そもそもインボイス制度とは

インボイス制度とは簡単に言うと、「商品にかかる消費税額、適用税率、登録番号を、現状の請求書に記載しなければならない制度」です。インボイス制度は、複数税率の導入後、消費税の仕入税額控除額を正しく計算するために、2023年10月1日から開始されます。

現行制度の「区分記載請求書保存方式」では、消費税率ごとの取引額の記載は必要ですが、消費税額そのもののや適用税率の記載は必要ありませんでした。しかしインボイス制度の導入後は、請求書に消費税額適用税率登録番号の3つの記載が新たに必須になります。

また、請求書を発行できるのは、適格請求書発行事業者と登録された課税事業者だけに限られます。さらに取引先から請求書の要求がある場合は、適格請求書を発行、保存する義務も生じます。

インボイス制度について詳しく知りたい方は、下のリンクで確認してください。

【要点解説】インボイス制度(適格請求書等保存方式)をわかりやすく解説、制度のポイントと事業・経理業務に与える影響

国際標準仕様「Peppol」とは

Peppol(ペポル)」とは、電子インボイスを始めとした電子文書を、ネットワーク上で送受信するための国際的な基準規格です。日本政府は、インボイス制度導入に伴い複雑化すると予想される事業者のバックオフィス業務を効率化するべく、電子インボイスの標準仕様としてこの「Peppol」を採用しました。

「Peppol」は2021年12月現在、ヨーロッパをはじめとする世界40か国で採用されています。Peppolのネットワークは「4コーナーモデル」と呼ばれる構造で構築されており、電子文書が送信されると、2箇所のアクセスポイントを介して受信者の元へ送られます。送信元、2箇所のアクセスポイント、受信元の計4箇所を電子文書が通るため、4コーナーモデルと呼ばれています。

日本の電子インボイスの普及を進める、EIPA(電子インボイス推進協議会)では、Peppolが定める国際標準規格の仕様について調査、分析中です。令和3年9月3日にはデジタル庁が、「日本版Peppol」の標準仕様案がPeppolの管理団体である「Open Peppol」のウェブサイトに公開されたことを公表しました。2023年の制度施行にむけ、標準仕様を日本の法令や慣習に対応させるために、官民が連携して現在調整を行っています。

電子インボイス導入のメリット

経理処理を自動化できる

電子インボイスを導入すると、経理処理を自動化できます。

紙の請求書を取り扱うと紙面上の数字を1つ1つ手作業で入力し、税金などの計算をしなければなりません。しかし電子インボイスを導入することで、データ入力の手間を省くことができます。

データ改ざんを防げる

電子インボイスを導入すると、データ改ざんを防げます。

電子インボイスではデータ改ざん防止策として、電子署名(eマーク)の導入や、データを改ざんされにくい仕組みづくりが日々行われています。

海外企業との取引が容易になる

電子インボイスを導入すると、海外企業との取引が容易になります。

Peppolは先述したように、世界30か国以上で導入されています。そのため、国内企業の取引で使用している電子インボイスを、そのまま海外企業との取引に利用することも可能になります。

請求書の管理が容易になる

電子インボイスを導入すると、請求書の管理が容易になります。

電子インボイスはネットワーク上で管理できるため、紙面上の請求書のようにオフィスの場所を取る心配がありません。そのため、保管のための場所や管理コストをかけずに請求書を管理することができるようになります。

テレワークで請求書業務が可能

電子インボイスを導入すると、テレワークで請求書業務が可能になります。

請求書の印刷やスキャンが不必要となり、パソコンやスマートフォンがあれば、いつでもどこでも取引ができるため、オフィスに行く必要がなくなり、経理部のテレワークを推進します。

電子インボイス制度の課題

電子インボイス制度が導入されると、「適格請求書発行事業者」以外から仕入れた商品に対する仕入税額控除ができなくなります。制度開始後6年間は経過措置が設けられ、「適格請求書発行事業者」以外からの仕入れでも一定割合の税額控除ができますが、仕入税額が2026年9月までに80%2029年9月までに50%に減額。2029年10月には仕入税額控除が完全廃止されます。また、以上の経過措置を受けるためには、免税事業者などから受領した請求書の保存と、経過装置を受ける旨を記載した帳簿の保管が必要となります。

電子インボイスを採用する企業は、この段階的で煩雑な制度変更に対応しなければなりません。企業が自ら控除額計算を行うのではなく、電子インボイスに対応したシステムの導入が重要となるでしょう。

また、国際標準仕様である「Peppol」は、ある程度は日本独自の商習慣を反映した「日本Peppol」として導入されるものの、その全てに対応することはできないと考えられます。したがって、電子インボイス制度導入に伴い、日本の商習慣自体および経理業務の流れが大きく改変する可能性もあるでしょう。

インボイス制度に対応するならPOSTシリーズ

株式会社BEARTAILは、領収書と請求書にまつわる紙処理を削減し、両者をオンラインで統合管理する国内随一の法人支出管理プラットフォーム「POSTシリーズ」により、支払業務を飛躍的に向上し「新時代の経理の当たり前」を提供します。

ペーパーレス経費精算システム「レシートポスト」

レシートをスマホで撮って、専用ポストに入れるだけ。2ステップで完了する経費精算システムです。スマホアプリで撮影した領収書は自動データ化され、そのままアプリから経費申請・承認が可能です。また、証憑となる領収書原本はBEARTAILで回収し、データとの突合点検を代理で行ったうえで、10年間倉庫に保管します。申請者・経理担当者両方の負担を減らし、経費精算業務を飛躍的に改善する唯一無二の経費精算システムです。

レシートポストの資料請求はこちら

請求書オンライン受領・処理サービス「インボイスポスト」

紙やメール、PDFなどあらゆる形で届く請求書を代行受領し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。受領した請求書原本は法定期間に基づき、倉庫で代行保管します。「請求書受取のための出社」をなくし、リモートワークにも対応可能となるほか、仕訳作業や承認作業、会計ソフトへのデータ連携もシステム上で完結し、支払業務全体の処理効率を劇的に向上させることができます。

インボイスポストの資料請求はこちら

まとめ

本記事では電子インボイスの概要やインボイス制度について解説しました。

2023年10月から始まるインボイス制度に対応することは、満額の仕入税額控除を受けビジネスを有利に進める上でとても重要です。また電子インボイスについても、21年9月に標準仕様案が提示されこれらからはシステムの導入が本格的に進んでいくと思われます。業務効率化、ペーパーレス化などが期待できる電子インボイスの導入をぜひ一度検討してましょう。