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    経費精算とは? 最低限知っておきたい基本【企業の経理担当者が徹底解説・税理士監修】

    「経費精算ってそもそも何?」「なるべく経費にしたほうが節税になるって聞くけど何で?」

    この記事ではこういった疑問を解決します。

    社会人なら知っておきたい「経費精算」の基本事項を網羅してまとめています。

    筆者は上場企業の経理経験があり、実際に経費精算に携わっていました。

    経費精算をする従業員の人、経費精算をチェックする経理の人、どちらにも役立つ記事なので、ぜひ読んでみてください。

    経費精算とは?最低限知っておきたいしくみと経理の基礎

    「会社にとっては、なるべく経費にするほうがいい。」って聞いたことがあるけれど、費用を少なくすると利益が出ていいんじゃないの?

    この疑問に対する答えを図解で紹介します。

    社会人が知っておきたい「経費」の基本の考え方なので、ぜひ読んでみてください。

    経費精算とは従業員が立替えたお金を会社に請求すること

    会社で経費精算をする、というと一般的には「立替えたお金を会社に請求して払ってもらうこと」を指します。つまり、従業員が会社の事業活動にかかった支出を、会社に申請して払い戻すことです。

    例えば、会社で使う文房具を買ったときや出張で交通費を払ったときなどに、経費精算をして給与と一緒に振り込んでもらったり現金で受け取ったりします。

    従業員目線では、会社の業務のために使ったお金だから、会社に払ってもらうべきお金。

    一方、会社目線では、経費精算によって事業にかかる費用が正しく計算できます。

    次の章で図を使って解説します。

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    経費精算と経理の基礎【社会人が知っておきたい「経費」のこと】

    【経費精算と税金の関係】
    経費精算と税金
    ※簡略化のため損金不算入などは考慮していません。

    上の図が、経理の基本的な考え方です。このように会社の税金は、益金の額から損金の額を引いた所得に税率を掛けて求めます。 

    なるべく経費に落としたほうがいい」といわれるのは損金となる経費が多いほど所得も下がり、その結果税金が低く抑えられるからです。 

    売上への貢献という意味では、どうせ払うなら税金より事業の経費の方が、会社にとってためになることがわかりますね。 

    どうせ払うなら経費にした方が、会社にとっては節税になることがわかりますね。

    経費精算は、従業員が立替えていたお金を経費にする、つまり節税につながるということです。

    経理目線でいうと、会社の事業で利益を生み出すためにかかった費用を計上する、という意味があります。

    以下で少し踏み込んで、経理の考え方について紹介します。社会人なら知っておくと損はない知識なので、経理以外の人も目を通してみてください。

    会計の考え方3種類

    会社の経理は大きく「財務会計」「管理会計」「税務会計」の3つに分けられます。

    1. 財務会計:株主や銀行など外部に経営成績を示すための会計
    2. 管理会計:経営者などが会社の状態を知るための会計
    3. 税務会計:支払うべき税金を計算するための会計

    先ほど述べた、経費精算が「節税になる」というのは③税務会計の考え方。

    この節税効果についてだけ紹介しているサイトも多いですが、もう少し深く経費精算を知るには①財務会計、②管理会計における意味も知っておきたいところです。

    経費精算をすることによって会社の正しい経営状態を知る、という意味があります。 

    極端な例ですが、100万円の売上、利益が30万円の事業があったとします。実は従業員が経費精算していない20万円の費用がかかっていたのに、精算されていなかった。 

    本来の利益は100万円の売上に対して10万円なのに、経費をきちんと計上していないために利益が30万円となっている。 

    これは正しい財務会計とは言えませんし、会計では金額だけでなく計上時期も重要視されます。 

    本来、計上すべき金額を計上すべき時期に会計処理しないと決算の修正が必要になります。さらに税金計算のやり直しするためには、再度、税理士に依頼しなくてはなりません。 

    このように、本来、経費精算は節税のためではなく、正しい会計を行うために必要なのです。

    経費精算と税務会計

    経費精算 財務会計と税務会計

    上の図は、財務会計と税務会計について示しています。計算式にすると以下の通り。

    • 収益-費用=利益
    • 益金-損金=所得

    「益金と損金って何?」ってなると思いますが、簡単にいうと、財務会計の「利益」「費用」とほぼ同じと思ってOKです。 

    ただし、税金を計算するうえでは、損金にならないもの(損金不算入)、益金に入れないといけないもの(益金算入)、があり財務会計と税務会計にずれが生じます。 

    例えば、交際費。 

    財務会計ではすべてが経費になりますが、税務会計ではすべてが損金になりません。 

    交際費は、得意先との関係を深めるため、会社にとっては必要な費用です。しかし、接待などの費用を際限なく認めると、過剰に交際費を使うことにより、会社の財政も税収入にも影響がでてくるため、損金とするには制限が設けられています。 

    次の章では、経費精算で注意すべき勘定科目を解説します。

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    経費精算の勘定科目と注意すべき勘定科目

    よく使われる経費精算の勘定科目は以下の通りです。

    勘定科目名 具体例
    消耗品費 文房具、インクカートリッジ、10万円以下のパソコンなど
    旅費交通費 出張・外出でかかった公共交通機関の料金やタクシー代、宿泊費
    新聞図書費 業務に必要な書籍や新聞などの費用
    研修費 社内研修や外部のセミナー参加費用など
    通信費 切手代や携帯代、インターネット代など
    交際費 取引先とのゴルフやご祝儀、お悔やみなど
    飲食接待費 取引先の接待のための飲食費
    会議費 1人当たり5,000円以内の飲食や会議のためのお茶・菓子・手土産など
    福利厚生費 従業員全員を対象にした慰労会などにかかった費用など

    上記の勘定科目のうち、「交際費」「飲食接待費」「会議費」「福利厚生費」の判断は、税務調査での論点になりやすいので慎重な判断が必要です。

    交際費にかかわる内容は、詳しくは以下の記事を確認してください。

    交際費は損金算入ができる?判定基準のフローと実務を徹底解説

    経費精算に領収書が必要な理由【税法で決められている】

    「経費精算で領収書やレシートを、のりで貼り付けて経理に出すのが面倒だな」と感じている人も多いと思います。後でファイリングする作業も大変ですよね。

    経費精算に領収書が欠かせないのには2つの理由があります。

    ✅ 経費精算に領収書が必要な理由

    • 架空の経費精算などの従業員の不正を防ぐ
    • 領収書は7年間の保存期間が税法で義務付けられている

    領収書は「経費にした費用を確かに払いました」と証明する大切な書類です。会計において、費用計上するためには、基本的に請求書や領収書などの根拠資料が必要とされます。 

    これは、架空の経費精算などの不正を防ぐ目的だけではありません。 

    法人税では、領収書などは会計書類として保存が義務付けられています。消費税法では領収書などの保存がない経費は支払いがないものとされ、消費税の計算で「課税仕入れ」と認められず、余計な税金を支払うことになってしまいます。 

    領収書がきちんと保管されているかは税務調査では、しっかりチェックされます。

    領収書の保管については以下の記事でまとめています。

    領収書の保管期間は7年?10年?【電子帳簿保存法の解説も】

    経費精算のやり方は?ワークフロー・経費精算書の書き方

    経費精算に関する考え方について述べてきました。

    ここからは、経費精算の実際のやり方や流れを解説します。

    経費精算のワークフロー【不正を防ぐ社内ルールが大切】

    一般的な経費精算の流れを紹介します。

    ✅ 一般的な経費精算の流れ

    1. 従業員が立替え払いをして領収書を受け取る
    2. 経費精算書に記入
    3. 経費精算書に上司の承認の印鑑をもらう
    4. 領収書と経費精算書を経理に提出
    5. 経理でチェック・承認
    6. 経理で伝票を起票
    7. 従業員に給与と一緒に振り込まれる

    海外出張など大きな金額を立替える場合には、事前に申請して「仮払い」を受けることもあります。

    出張を行った場合の経費精算の流れの例を見てみましょう。

    ✅ 出張の経費精算の流れの例

    1. 仮払経費申請書を記入して上司の承認をもらう
    2. 経理でチェックして経費のためのお金を振込む
    3. 出張に行く。かかった費用については領収書を受け取っておく
    4. 仮払経費精算書・出張旅費精算書を記入、上司の承認をもらう
    5. 仮払経費精算書・出張旅費精算書と領収書を経理に提出
    6. 経理で伝票を起票
    7. 従業員に給与と一緒に振り込まれる

    これら社内ルールに沿った手続きをちゃんと踏まえてしているか、という内部統制の視点からも評価されます。 

    さらに、内部統制、経費精算は複数名によるチェックを行うルールにしている会社が多いです。 

    特に、現金の受け渡しが発生する経費精算では、人為ミスや不正が起きない社内ルールの整備が必須。 

    社内ルールの徹底については、従業員に繰り返し注意喚起することも必要です。 

    経費精算書の書き方は?

    経費精算に使われる書類には目的別に複数のフォーマットが会社で用意されていることが多いです。

    ✅ 経費精算書の種類

    • 立替経費精算書:いったん立替えたお金を精算するための書類
    • 仮払経費申請書:出張前などに使用。仮払金を受けるための書類
    • 仮払経費精算書:仮払経費申請書とセット。仮払の精算のための書類
    • 交通費精算書:外出時の公共交通機関やタクシーでかかった交通費精算のための書類
    • 出張旅費精算書:出張にかかった交通費や宿泊費、日当などを精算するための書類

    経費精算の書類はこの形式じゃなきゃだめ!という決まりはないので会社ごとにフォーマットが異なりますし、書類の名称も異なることもあり得ます。

    これら精算書や申請書を紙ベースで運用する際に、必ずチェックされるのが「日付」や「ハンコ」です。 

    出張日より前の日付の領収書でないかなど、書類と申請内容のチェックをし、間違いがなかったら押印し、次の決裁者(次にチェックする人)に回し、最終的に承認されます。 

    実際の精算までに手数がかかりますので、入金までに時間を要します。

    経費精算書のエクセルテンプレートは、以下の記事で無料でダウンロードできます。書き方も詳しく解説しているうのでぜひご参考に。

    経費精算書エクセルテンプレート5つ、書き方のポイント・記入例を解説

    以下では立替経費精算書と交通費精算書の例を紹介します。

    立替経費精算書の書き方の例

    立替経費精算書には以下の項目は必ず設けます。

    ✅ 立替経費精算書の必須項目

    1. 申請日
    2. 申請者名
    3. 支払日
    4. 支払先
    5. 支払った内容
    6. 支払った金額
    7. 備考欄
    8. 承認欄

    また、取引先との会食の費用を立替えた場合、会食に参加した取引先名や人数などを備考欄に記載するようにします。内容を詳細に記載するのは、勘定科目決定にも影響があるからです。 

    特に、交際費などは立替をする前に事前申請により、「このような接待、会議を予定しています」という計画が必要な場合もあります。 

    立替経費精算がスムーズにするため、詳細な事項は別紙を添付したり、項目を増やしたりしてもよいでしょう。 

    経理担当者が勘定科目の判別に困らないように、内容を詳細に記載してもらう社内ルールを従業員に共有しておきましょう。

    交通費精算書の書き方の例

    交通費精算書には以下の項目は入れるようにしましょう。

    ✅ 交通費精算書の必須項目

    1. 申請日
    2. 申請者名
    3. 支払日
    4. 交通手段(電車、タクシーなど)
    5. 利用した区間
    6. 目的
    7. 金額
    8. 備考欄
    9. 承認欄

    交通費精算の場合には、定期区間は除外しているか、故意に料金の高いルートで申請していないかなどを経理で確認します。

    また、タクシー代は理由を備考欄に記載するルールを設けているだけでなく、社内ルールでタクシー代を申請できる条件を定めているケースが多いです。

    接待に使用したタクシー代は、旅費交通費ではなく交際費になるためです。

    経費精算はいつまでにするもの?【締め日を設けて月に1度を目安に】

    経費精算は経費の立替をする都度に行うのが最も良いですが、毎日毎日、経費精算をすることは現実的ではありません。

    実務では締め日を設けて月に1回、従業員が経費精算をして給料と一緒に振込むのが一般的です。

    ✅ 1か月の経費精算のフロー例

    • 5月分の経費精算の締め日6月5日
    • 6月25日の給料と一緒に振込み

    月末を締め日にすると月末に使った経費の精算が間に合わないこともあるので、次月に締め日を設ける会社も多いようです。

    締め日の直前は経費精算が集中するので、経費精算書などに不備が見つかると経費精算作業が遅れる原因になります。

    経理目線としては、忙しい時期である月末月初となるべく被らないような経費精算だと、余裕をもって対応ができます。

    経費精算は少額だと溜めてしまいがちですが、決算年度をまたぐことがないように気をつけましょう。

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    経費精算が面倒!効率化するには?

    経費精算の一般的なフローを紹介してきましたが、「面倒だ!」と感じる人も多いのではないでしょうか。

    在宅勤務やテレワークの導入が推奨されて、働き方改革を行う中で紙の領収書がその妨げになっていることも。

    この章では、経費精算を効率化する方法について解説します。

    経費精算と電子帳簿保存法の切っても切れない関係

    経費精算を効率化するなら知っておきたい前提知識として「電子帳簿保存法」があります。

    電子帳簿保存法とは、簡単にいえば「これまで紙で保存しないといけなかった帳簿を、一定のルールのもとでなら電子化していいよ。」と定めた法律です。

    経費精算にかかわる部分では次のような点が挙げられます。

    ✅ 電子帳簿保存法と経費精算

    • スマートフォンで撮影したデータも証憑にしてOK
    • キャッシュレス決済は領収書不要で経費にできる
    • クレジットカードや交通系ICカードの利用履歴が領収書の代わりになる

    電子帳簿保存法は1998年の制定以降、時代に合わせて改正され、2020年の改正では電子マネーやクレジットカードなど利用者の側が改ざんできないデータであれば、領収書の代わりにできることになりました。

    これによって、クレジットカードや交通系ICカードを利用した場合経費精算資料をデータで保存することも可能になりました。つまり、紙に残さなくてもデータ保管のための一定のしくみを持てば、今までの領収書を貼ったり、ファイルしたりする手間から解放されるのです。 

    電子帳簿保存法については、詳しくは以下の記事で確認してください。

    【2021年最新】電子帳簿保存法の要件緩和!改正点を徹底解説します!

    経費精算を効率化する無料アプリを使う【隙間時間に使いやすい】

    個人レベルで経費精算を効率化するならば、無料の交通費精算メモのアプリを利用すると良いでしょう。

    無料でも以下のような機能がついているアプリがあるので、使いやすいものを探してみてください。

    ✅ 交通費精算アプリの機能の例

    • 公共交通機関のルートを登録しておき、ワンタップで記録
    • PDFやエクセルに出力できる
    • (車利用者向け)走行距離や人数でガソリン代を算出できる

    経費精算システムを導入【ハードルは高いが導入の価値あり】

    経費精算システムは会社全体で導入する必要があり、従業員に理解を進めてもらうことやシステムの連携など越えるべきハードルありますが業務効率化に大きく貢献します

    経費精算システムでは次のような機能が利用できます。

    ✅ 経費精算システムの機能の例

    • 交通系ICカードをかざすだけで経費精算ができる
    • レシートを撮影すれば仕訳まで自動で行う
    • スマートフォンで経費精算の申請から上司の承認までできる
    • クレジットカードの明細と会計システムとの自動連携

    経費精算システムは、会社内部の申請・承認・支払い手続き・会計仕訳作成など経費精算に係る業務を処理できるシステムです。全社的な導入といっても徐々に適用部署を広げ、最終的には全社で利用すればよいわけです。脱ハンコやペーパーレス化、業務効率化を社内に浸透させる過程には、システムが合っていないとか、運用方法を変えるとかさまざまな検証が必要です。 

    そうした結果として、先に述べた電子帳簿保存を実行し、経費精算をはじめ保存が必要な会計書類がデータとして保管されるようになります。 

    これによって、従業員の入力ミスや紙の領収書の管理などが不要になるだけでなく、次のような効果も大いに期待できます。 

    経費精算などの業務をシステムで期待できる効果

    • リモートで資料を見ることができ、テレワークの促進にも役立ちます
    • 申請書類をシステム化することで、「脱ハンコ」を促進します
    • 申請承認までの時間が短縮できます
    • ペーパーレスの実現により、「紙」にかかわる運用がなくなります

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    経費精算とは|まとめ

    • 経費精算とは「立替えたお金を会社に請求して払ってもらうこと」
    • 経費精算を正しく行うと節税になる
    • 経費精算の効率化には電子帳簿保存法が深くかかわっている

    この記事では、経費精算について深堀して解説してきました。 

    従業員にとっては、面倒で後回しになりがちな経費精算ですが、正しい会計のために必要不可欠な処理です。 

    経費精算システムを導入することで、経費精算の業務フローは自動化が可能となります。 

    社内業務の中でも多くの人がかかわる経費精算にシステムを導入することは、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。 

    導入コスト以上の業務削減の効果が期待できるので、あまりハードルを上げない「できるものからシステム化」する考え方で社内検討してみてはいかがでしょうか。 

    この記事を監修した人

    税理士プロフィール写真

    税理士・CFP岡 和恵

    大学卒業後、2年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。図解などを多用したわかりやすい記事を心掛けています。

    岡和恵税理士事務所:https://oka07.work/