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企業間取引における請求書と受領書の役割の違いについて解説!

公開日:2021.12.31更新日:2022.06.15
請求書

請求書や受領書、見積書、発注書…
 
企業間取引で発行される書類は種類が多く、どの書類がどのような役割を果たすのかしっかり理解するのは難しいのではないでしょうか。
 
本記事では企業間取引における一連の流れを、図を交えながらわかりやすく説明した後、請求書受領書に焦点を当てて解説していきます。ぜひ最後までご覧ください。
 

企業間取引における一連の流れ

企業間取引


企業間取引では、上記の図のように書類のやり取りが行われています。各書類について、それぞれ簡単に見ていきましょう。
 
見積書:受注者が商品・サービス制作にかかる費用の概算を記した書類
発注書:見積書の内容に同意した旨を、発注者が受注者に伝える書類
納品書:制作物が納品された際、受注者が発注者に送る書類
受領書:納品物を受け取った旨を、発注者が受注者に伝える書類
検収書:納品物に不備がないことを確認できたら、発注者が受注者に送る書類
請求書:受注者が納品物の制作にかかった費用を請求するための書類
領収書:受注者が支払いを確認してから、発注者へ送る書類
 
受領書は発注者が納品物を受け取り次第、すぐに発行する書類です。受領書は納品物の検収に入ったことを示す役割も果たすため、納品物の不備の有無に関わらず受注者に送ります。
それに対して、請求書は発注者の検収が終わってから発行する書類です。検収中に送ってはいけないため、注意しましょう。
 

受領書とは

受領書とは、物品や金銭を受け取った際に発行する証明書類です。受領書には以下のような種類があります。
・物品受取の備忘録として発行されるもの
・物品輸送などを目的とした、一時預かりを証明するもの
・積立金のような返却を想定していない金銭の、一時預かりを証明するもの
・前渡金のような最終的に返却されない金銭の、一時預かりを証明するもの
 
受領書発注者が確実に納品物を受け取ったことを、受注者に証明する書類です。そのため発注者が受領書を発行することによって、受注者に安心感や信頼感を与えることができるでしょう。
 
なお振込によって発生する受領書は、領収書代わりにすることも可能です。

受領書の発行タイミング

受領書は納品物を受け取った旨を報告する書類であるため、発注者が納品物を受け取り次第すぐに発行します
 
また、発注者が納品物の確認をする前に発行しても良いものとされています。

受領書の記載項目

受領書の記載事項は、以下のとおりです。
・受取者の情報(会社名、部署、担当者名、住所など)
・受領物品の情報(名称、個数、単価、金額など)
・受領印欄
上記項目に加え、受領日や受領書番号の記載があると、管理しやすいでしょう。

受領書の法律的要件

受領書の発行義務はありませんが、受領書の保管義務は定められています。受領書を発行・受領した際、7年間は保管しなければなりません。
 
税務調査の際は受領書を見せる必要があるため、紛失しないように注意しましょう。なお、紛失リスクや保管場所の確保が面倒だと感じる方には、受領書を電子化することをおすすめします。

検収書との違い

受領書とよく混同されるのが検収書です。検収書は納品物が注文通り製作されたかを確認してから、問題なかったことを報告する書類です。
 
そのため発注者は、検収書を送った後に納品物のクレームを入れることができません。受注者にとって検収書は、納品物のトラブルやクレーム防止の役割も果たします。
 
なお検収書には、売上の計上基準となる役割もあります。検収基準で売上が計上される場合、検収書に記載されている日付が重要になるため、紛失しないように注意しましょう。
 

請求書とは

請求書とは、納品物に対して対価を払ってもらうために発行する書類です。請求書の記載事項は、以下のとおりです。
・請求先の宛名
・請求書の発行日
・納品物の内容、個数
・納品物の請求単価、合計請求額
・請求額の振込先
・請求額の支払期限
・請求者情報(会社名、住所、電話番号など)
 
請求書を発行する際には、納品物や取引内容についてしっかりと確認し、誰から誰への請求なのか、請求額、支払い方法、発行タイミングに注意して発行しましょう。
 
なお請求書の発行タイミングには、「掛売方式」と「都度方式」があります。
 
掛売方式は、月に一度の締め日に請求する方式であり、頻繁に取引する企業においてはこちらを利用することが多いです。対して都度方式は、納品毎に請求書を発行する方式です。

請求書の法律的要件

請求書の発行義務はないですが、企業間でのトラブル防止や税務上の資料として有利に働く場合もあるため、請求書発行は慣例となっています
 
以前まで、請求書は紙面で7年間保存しなければなりませんでした。しかし電子帳簿保存法により、請求書の電子保存が可能となっています。
 
7年間の保存期間は変わりませんが、DVD、CD、COM、スキャンでの保存が可能です。しかし請求書の電子保存を行うには、以下の「真実性」および「可視性」の要件を満たしている必要があります。
・書類作成日、更新日を証明するタイムスタンプを用意し、請求書の真実性を確保する
・電子保存化に利用する機器性能を確かめ、請求書の可視性を確保する
電子保存の要件について、詳しくはこちらをご覧ください。

請求書業務の電子化により、業務を効率化

請求書を電子化することで、メールやWeb上で請求書のやり取りが可能になるのはもちろん、請求書作成に必要だった用紙、インク、送付用の封筒などが不要となり、経費削減にも貢献します
 
加えて、それまで必要だった請求書の印刷、封筒への挿入、封筒の宛名記入などの工程をカットできるため、工数削減にもつながります。取引相手が多い企業ほど、請求書の電子化で得られるメリットは大きいと言えるでしょう。
 
なお、Web請求書を使えば、誤って請求書を送付してしまってもすぐに削除できるため、セキュリティの向上にもつながります。

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TOKIUMインボイス
出典:公式サイト

当社サービスである『TOKIUMインボイス』では、請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する、請求書の代行受領・データ化サービスを提供しています。
紙・メール・PDFのような形式の異なる請求書を一括受領しており、請求書のスキャンや仕分け、開封も代行しています。経理担当者は待つだけで、請求書すべてのデータ化が可能です。
 
また、紙面の請求書は提携倉庫で10年間保存し、必要に応じて取り出すこともできるため、請求書保存場所の確保も必要ありません。

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まとめ

本記事では企業間取引で発生する書類の一連の流れとともに、請求書と受領書に焦点を当てて解説してきました。
 
請求書、受領書ともに発行義務はありませんが、取引先とのトラブル防止や信頼関係構築のために請求書、受領書の発行をおすすめします。
 
また書類を電子化することで、書類作成の業務効率化を図ることができます。請求書を電子化する際は、ぜひ『TOKIUMインボイス』の導入をご検討ください。
 
最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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