帳票管理

受領書の電子化は必要?受領書の基礎知識についても解説!

公開日:2021.12.31更新日:2022.08.22

企業間取引においてやり取りすることの多い受領書
 請求書・領収書などの税務書類の電子化が進む中で、受領書の電子化も可能かどうか、それに対応するシステム・サービスがあるのか気になる方もいるのではないでしょうか。本記事では、受領書の基礎知識から、電子化の可否まで詳しく解説していきます。ぜひ最後までご覧ください。

そもそも受領書とは

受領書とは、取引した商品・サービスを受領した証として発注側が取引先に向けて発行する書類です。
 取引の流れとしては、受領書で商品の内容や数量が合っていたことを確認すると、受注先は請求書を発行し、支払いへ移行するという流れになっています。

発行のタイミング

基本的には、商品が納品されたタイミングで発行します。納品完了から時間を空けてしまうと、取引先も不安に思ってしまうので、受取後はなるべく早く発行するようにしましょう。

法律的要件

受領書には、法的な発行義務はありません。しかし受注側にとっては、商品が確実に納品されたことを確認するためのものであり、双方にとって取引状況の確認のための重要な書類ですので、相手先とのトラブルを防ぐためにも発行した方が好ましいでしょう
 
また発行義務がない一方で、受領書を発行した場合の保管義務は存在します。法人税法上では7年間の保管が定められており、税務調査の際に確認を求められる「証憑書類」に該当します。

記載内容

受領書の記載内容やその方法に特に決まりはありませんが、一般的な記載項目は以下のようになっています。

  • タイトル
  • 受領日
  • 宛先
  • 品名
  • 数量
  • 単価
  • 消費税額
  • 合計金額

またこちらの記事で、受領書のテンプレートや詳しい解説を載せていますので、ぜひご覧ください。

検収書・納品書との違いとは

受領書と意味が間違われやすい書類として、検収書と納品書が挙げられます。それぞれの書類と受領書の違いについて見ていきましょう。
 
まず納品書とは、受注者が発注者に対して商品を納品したことを示す書類です。そのため、受注者が発行し、発注者へ送付されます。それに対し、受領書は発注者が納品を確認してから発行し、受注者へ送付される書類であり、発行する主体とタイミングが異なります。
 
次に検収書とは、納品された商品の内容や数量に間違いがないか、不良品がないかなどの検品を行った後に発行されるものであり、納品されたタイミングで発行される受領書よりも後に発行される書類です。こちらは発行する主体はどちらも発注者です。

受領書を電子化して業務を円滑に

電子帳簿保存法の改正が進んだことで、受領書についても電子データでの保存が可能となりました。受領書を電子化することによるメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。
 
請求書や領収書に限らず、ぜひ受領書の電子化も検討してはいかがでしょうか。

書類の紛失防止

紙での保管を行っていると、書類を紛失してしまい、再発行が必要となってしまったという経験はないでしょうか。
 
証憑書類の紛失は、再発行の手間を増やすだけでなく、取引先からの信頼を失ったり、トラブルにつながったりする恐れもあるので、避けたい事態です。
電子データでの保存を行うことで、こうした懸念はなくなり、安心して業務に取り組めるようになります。

ペーパーレス化・省スペース化の推進

電子化によってペーパーレス化を推進できれば、書類のやり取りや保管・検索もよりスムーズになり、業務の効率化が見込めます。また、テレワーク化が難しかった経理業務のテレワークの推進にも貢献します。
 
さらに紙での保管によって必要となっていたスペースを別の用途に使用できるため、省スペース化も実現できるでしょう。

手間やコストの削減

紙での書類のやり取りには、郵送にかかる作業や点検、ファイリングといった手間がかかりますが、電子化によってそうしたほとんどの作業を省くことができます。
 
また紙代やインク代、郵送代、ファイル代といったコストも削減できるため、会社の経費削減にも貢献します。

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まとめ

今回の記事では、受領書の基礎知識や電子化について詳しく見てきました。
 
受領書も電子化をすることで、紛失の防止や業務の効率化など、様々なメリットがあります。ぜひ電子化を検討してみましょう。
 
現在では請求書や領収書をはじめ、税務書類の電子化を進める動きが進んでいます。この記事の続きでは、電子帳簿保存法の改正の状況について詳しく解説しています。
また経理業務を電子化・効率化するサービス『TOKIUMインボイス』も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

税務書類の電子化の動き

電子帳簿保存法という法律が、令和3年12月に改定されました。この改定によって、電子データで得た請求書等は、電子データで保存することが義務化されました。
 
この法律の適応には令和5年12月末まで猶予期間が持たれていますが、全ての企業が期限内に対応をしなければなりません。電子データで保存することでペーパーレス化につながる点や、紙の保管場所削減になるなどの効果が期待されています。
 
しかし、ただ電子データを取っておけばよいというわけではなく、電子データ保存の要件を満たすために各社で対応が必要です。
電子帳簿保存法について、詳しくはこちらの記事をご参照ください。

また、2年間の猶予期間を定めた税制改正大綱についてはこちらをご覧ください。

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出典:公式サイト

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これまで、請求書の受領代行・データ化のみに対応していましたが、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、他の国税関係書類についても受け取り可能となります。これによって、請求書をはじめとする取引書類のペーパーレス化を実現し、経理部業務の効率化・テレワーク化を実現します。

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