【初心者向け】電子帳簿保存法の申請方法をわかりやすく解説!

電子帳簿保存法 申請書

「そろそろ自社でも電子帳簿保存法に対応したい。でも実際の申請の方法がまったくイメージできない。」
そんなお悩みを抱えていませんか?

確かに、電子帳簿保存法は、何も知らない状態だと手を出しづらいと感じるかもしれません。電子帳簿保存法の申請は適用の3ヶ月前までに済ませる必要があり、申請時に外部システムの契約を完了する必要があるの点をハードルに感じている方もいることでしょう。申請自体はたったの3ステップで完了するので、実はそれほど難しくありません。

今回はそんな電子帳簿保存法の申請方法について、初心者向けにわかりやすく解説していきます。興味のある方は是非参考にしてみてください。

その前に電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

【税理士監修】電子帳簿保存法とは?申請方法や領収書電子化のメリットを解説!

『電子帳簿保存法』
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電子帳簿保存法へ申請する3つのステップ

【ステップ1】社内規定、事務処理の流れを作成する

電子帳簿保存法へ対応するにあたり、従来とは経費精算の流れが変わります。そのため、電子帳簿保存法対応下での社内規定、運用フローを国税庁が提示する要件に基づいて作成する必要があります。

【ステップ2】スキャナ保存要件を満たした経費精算システムの導入

領収書の電子化の要件に対応した製品やサービスの導入が必要です。対応製品の利用は、税務署申請時に利用可能な状態になっている必要はありません。

しかし、申請時に契約自体は完了させておく必要があります。

【ステップ3】税務署へ電子帳簿保存法の申請をする(各企業ごと)

申請にあたり必要な書類は大きく分けて2つあります。

  • 社内規定や事務処理の流れを記載した資料
  • スキャナ保存要件を満たした経費精算システムの概要資料、契約書
  • これらを国税庁が定める申請書「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」に記載の上、管轄税務署に提出します。ただこういった申請書類の記入、提出をはじめての方がやるのは大変です。

    レシートポストを提供する株式会社BEARTAILでは申請コンサルティングサポート(申請代行)を行っておりますので、ご相談ください。申請書の記入から導入後のルール作成まで徹底サポートいたします。

    スキャナ保存制度』についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

    スキャナ保存制度とは?電子帳簿保存法に関連する手続・運用方法を徹底解説!!

    電子帳簿保存法の申請期限は適用の3ヶ月前まで

    電子帳簿保存法の適用が可能になるのは、税務署への申請してから3ヶ月後以降に発行された書類に限られます。そのため、8月から経費精算システムを導入して、電子帳簿保存法に対応したいと考えている場合、5月までには税務署への申請を済ませなければなりません。

    経費精算システムの選定の時間も考慮すると、半年〜1年程度前から準備を始める必要があります。

    参考:電子帳簿保存法関係|国税庁

    電子帳簿保存法申請をする企業に必要な6つの要件

    真実性の確保』や『可視性の確保』といったスキャナ保存要件を満たす経費精算システムを、「電子帳簿保存法へ対応した経費精算システム」と呼びます。

    つまり、これらの経費精算システムではタイムスタンプが自動で付与され、画質やサイズ条件などを自動的に満たしているのです。

    例えば経費精算システムのレシートポストでは電子帳簿保存法に対応しているのはもちろん、ムダな経理業務の多くを自動化できるので非常におすすめです。

    電子帳簿保存法の要件は以下ですので、確認しておいてください。

    1.真実性の確保

    • 書類作成または受領後に速やかにスキャニング
    • 「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付与
    • 一定以上のスキャン装置のスペック維持
    • 訂正・削除を行った際に事実内容を確認(履歴の保持が必要)

    2.可視性の確保

    文書管理及びスキャニング作業に係るシステム関係書類及び事務処理規程の備付け

    3.関係書類の設置、事務処理制定

    適正事務処理要件(内部統制を図る措置を含む)を含む事務処理規程が必要

    4.帳簿、書類感の関連性確保

    他の国税関係帳簿や国税関係書類と相互に関連する項目を持ち(たとえば、連番など)相互に関連を確認できること

    5.検索機能の確保

    日付・金額による範囲指定、主要項目などによる複合的な検索機能が必須

    6.税務署長の承認

    所轄税務署長の承認が必要

    参考:電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁

    電子帳簿保存法申請は個人でも可能です。

    電子帳簿保存法の申請は個人でも可能です。特に特に領収書が多い個人事業主の方にはおすすめです。

    しかし、やはりまだハードルが高く対応されている方は多いでしょう。申請書が大量にあり、手間がかかることで、個人レベルでは電子帳簿保存法の要件を満たすシステムの導入に至らないケースがほとんどです。2020年10月には再度改正も行われたので、完全に理解するのもなかなか難しいかもしれません。

    電子帳簿保存法の最新改正情報』についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

    【2020年最新】電子帳簿保存法改正のポイントは?経理のDXに必須知識を図解でわかりやすく