電子帳簿保存法改正による電子取引の変更点とは?改正ポイントと対応方法について解説

請求書

 

請求書や領収書などの取引情報を、メールの添付ファイルやクラウド上のデータでやり取りすることは多いと思います。

こうした電子データで取引を行う電子取引について、2022年1月1日に施行される税制改正による電子帳簿保存法の変更点など、不安や疑問を抱いている経理担当者の方は多いのではないでしょうか。

本記事では、電子帳簿保存法改正による、電子取引の保存方法の変更点について解説していきます。

電子取引とは

電子帳簿保存法第2条において、電子取引は以下のように定義されています。

「取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。」

つまり電子取引とは、請求書や領収書などの取引情報を、ネット上・クラウド上・メール添付などの電子データによってやり取りする取引のことを指します。具体的には、PDFファイルをメールに添付して授受する場合や、EC・予約サイトなどのWebページからダウンロードする場合などが当てはまります。

一方、郵送やFAXなど、書類による取引情報の授受は電子取引ではないため、今回扱う事例には該当しません。

電子取引に関する現行制度と税制改正

2021年11月現在の税制では、電子取引情報の保存方法として以下の三つが法律上認められています。

電磁的記録

COM(電子計算機出力マイクロフィルムのこと。写真のフィルムで資料を保管する方法を指す。)

書面

2022年の税制改正による変更点

改正電子帳簿保存法が2022年1月1日から施行されることで、電子取引に関する保存方法に関する法律は以下のように変更となります。

主な変更点

・電子取引の情報をCOMや書面で保存することは廃止となり、電磁的記録での保存のみが認められる。

この変更により、上記3つの保存方法のうち、COMと書面による保存が認められなくなります。もし改正後も電磁的記録以外での保存を続けていた場合、国税関係書類としては認められなくなってしまうので、必ず現行の保存方法の確認を行うようにしましょう。

現行のシステムが法律的要件を満たしているかどうかを確認する方法としては、公的な法的認証制度である「JIIMA認証」を受けているサービスかどうかが一つの基準となります。ぜひ参考にしてみてください。

またこの税制改正では、電子取引情報の保存以外にも、①タイムスタンプ(電子データの真実性を確保するもの)の付与期間を最長2カ月以内に統一、②検索機能の確保に関する要件の緩和といった変更点もあります。詳しくは国税庁ホームページをご覧ください。

よくある質問

以下の質問例は、国税庁が電子帳簿保存法に関するQ&Aを集めたものから抜粋したものです。より詳しく見たいという方は国税庁のホームページからご覧になれます。

また、国税庁の一問一答集の公開を受け、株式会社BEARTAILでは電子帳簿保存法Q&A(一問一答)を解説した資料を作成しました。経理担当の方の業務に役立つ内容となっておりますので、ぜひダウンロードし、ご覧ください。

質問に対する以下の回答は「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」(国税庁)(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf)を加工して作成

 

Q.電子取引には、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む。)が該当するとのことですが、全ての電子メールを保存しなければなりませんか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問5より抜粋) 

→A.受領書や領収書に通常記載される取引情報の含まれていない電子メールに関しては保存する必要はありません。

具体的には、メール本文に取引情報が記載されている場合は当該メールの保存が必要ですが、添付ファイルにより取引情報を授受した場合は、添付ファイルのみを保存しておけば大丈夫です。

 

Q.クラウドサービスを利用した請求書等の受領は電子取引に該当しますか。

 また、いわゆるスマホ決済アプリにて決済を行い、アプリ提供事業者から利用明細等を受領する行為は電子取引に該当しますか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問6.7より引用)

→A.どちらも電子取引に該当するため、利用明細等の取引情報を電磁的記録により保存する必要があります。

 

Q.当社の課税期間は、令和3年4月1日から令和4年3月 31日までですが、令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報については、課税期間の途中であっても、令和3年度の税制改正後の要件で保存しなければならないのでしょうか。 (電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問9より抜粋)

→A.令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報については、改正後の保存要件により保存しなければなりません。

 

Q.電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合には、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。 (電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問11より抜粋)

→A.真実性の確保(データが改ざんされることはないか)と可視性の確保(誰でも確認できるデータか)の二つの要件を満たすことが求められます。詳しくは以下の表をご参照ください。

真実性の確保 以下の措置のいずれかを行うこと

①タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う

②取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す

③データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステム、又は訂正・削除ができないシステムを利用

④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

可視性の確保 ・電子計算機(パソコン等)処理システムの概要を記載した書類を備え付けること(自社開発のプログラムを使用する場合に限る)

・見読可能装置の備え付け等

・検索機能の確保

 

Q.バックアップデータの保存は要件となっていますか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問18より抜粋)

→A.バックアップデータの保存は、法令上の要件にはなっていません。しかし、記録の大量消失の危険性があるため、バックアップデータは保存しておくことが望ましいです。

 

Q.一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプとはどのようなものでしょうか。 (電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問35より抜粋)

→A.タイムスタンプとは、データの消失や改ざんのリスクを抱える電子書類について、ある時刻から変更を受けていないことを証明し、電子書類の信頼性・有効性を確保するものです。

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まとめ

ここまで、電子取引について、電子帳簿保存法改正による変更点を中心に解説してきました。税務手続きに問題が生じないよう、自社の現行システムが新しい法律的要件を満たしているかどうか、必ず確認するようにしましょう。

税制改正への対応に加え、経理業務の効率化を図りたいという方はぜひ、INVOICE POSTの導入をご検討ください。