適格請求書とは？保存方式や発行についてわかりやすく解説

2023年10月から施行されている適格請求書等保存方式。本方式が始まり、新たに「適格請求書（インボイス）」が導入され、従来の請求書の扱いや仕入取引が大きく変化しました。

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本記事では、適格請求書の基本知識から、適格請求書の導入が経理業務へどのような影響を及ぼすかについて、国税庁の情報を基にわかりやすく簡単に説明します。記事後半では、適格請求書等保存方式のもとで何に対応すべきかを、課税事業者と免税事業者に分けてそれぞれまとめていますので、ぜひ最後までご覧ください。

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適格請求書等保存方式とは

適格請求書等保存方式とは、2023年10月から導入された、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための新たな方式です。通称「インボイス制度」と呼ばれます。

インボイス制度導入以前は「区分記載請求書等保存方式」という方式が採用されており、適用税率ごとに区分した請求書（または納品書、領収書等）と区分経理に対応した帳簿を保存すれば、仕入税額控除の適用を受けられました。しかし現在の適格請求書等保存方式では、より細かい記載事項や制限が設けられている「適格請求書（インボイス）」を保存する必要があります。

仕入税額控除とは

仕入税額控除というのは、納税する消費税額を計算する際に、売上にかかる消費税額から仕入にかかる消費税額を差し引く処理のことです。課税事業者は、商品・サービスを販売した際に、売上にかかる消費税を国に納める義務がありますが、商品・サービスの仕入れ時にも消費税を支払っています。売上にかかる消費税を全額納めてしまうと、仕入れ時に払った消費税を重ねて負担することになります。これを避けるため、前の段階で負担した消費税を差し引ける仕組みが設けられています。

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適格請求書（インボイス）の記載事項と書き方

適格請求書（インボイス）とは、請求書や納品書、領収書などのうち、一定の事項が記載された書類のことです。前述のとおり、仕入税額控除の適用を受けるうえで非常に重要な書類です。

1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

上の図は国税庁が公表している適格請求書の記載例で、図中の①〜⑥が必要な記載事項です。従来の区分記載請求書等保存方式で必要とされていた項目に、登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税額等の3つが追加されました。

なお、適格請求書の様式は法令等で定められていません。必要な事項が記載されたものであれば、名称を問わず、また手書きであっても適格請求書として認められます。

適格請求書が導入された目的・背景

消費税の仕入税額控除に適格請求書が導入された背景には、「複数税率の問題」があります。

2019年10月1日の消費税率引上げにより、8％と10％の複数税率が導入されました。税率が1つであれば、どの品目も同じ計算で済むため、経理処理はシンプルです。しかし、2つの税率が存在していると、どの品目がどちらの税率であるのかがわかりづらく、経理処理が複雑化します。そのため適格請求書等保存方式には、適用税率や税率ごとの消費税額を請求書に記載させることで、取引における正確な消費税額を把握するという目的があります。

また、適格請求書の導入には「免税事業者の課税転換を促進させる」という目的もあります。適格請求書等保存方式において、適格請求書を交付できるのは、登録を受けた適格請求書発行事業者に限られます。これはすなわち、適格請求書発行事業者以外の者（免税事業者など）からの仕入れについては、原則として仕入税額控除を適用できないことを意味します（ただし2031年9月30日までは、一定割合を控除できる経過措置があります。詳しくは後述します）。結果として免税事業者との取引は敬遠されやすくなり、課税事業者への転換が進む要因となっています。

適格請求書（インボイス）の導入で何が変わった？

適格請求書（インボイス）の導入によって、具体的にどのような変化が生じたのでしょうか。ここでは、適格請求書等保存方式で押さえておくべき重要な5つの変化を説明します。

1.適格請求書を保存しないと仕入税額控除の適用を受けられない

課税事業者は、適格請求書を保存しなければ仕入税額控除の適用を受けられなくなりました。保存期間は課税期間に係る確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。仕入税額控除を受けられないということは、本来なら納めなくてよい税金を余分に納めるということであり、保存漏れがそのまま金銭的な損失につながります。

なお、制度移行による負担を和らげるため、一定期間だけ適用される特別ルール（経過措置）が設けられています。適格請求書発行事業者以外の者（免税事業者など）からの課税仕入れであっても、本来の仕入税額に相当する額の一定割合を控除できる、というものです。

直近で押さえておきたいのは、2026年（令和8年）10月1日から、控除できる割合が80％から70％に下がることです。この経過措置は令和8年度税制改正で適用期限が2年延長された一方、控除できる割合は80％→70％→50％→30％と段階的に縮小し、2031年（令和13年）10月1日以後の課税仕入れについては経過措置による控除ができなくなります。控除できる割合と期間の対応は下表のとおりです。

期間	仕入税額控除できる割合
2023年10月1日〜2026年9月30日 （令和5年10月〜令和8年9月）	仕入税額相当額の80％
2026年10月1日〜2028年9月30日 （令和8年10月〜令和10年9月）	仕入税額相当額の70％
2028年10月1日〜2030年9月30日 （令和10年10月〜令和12年9月）	仕入税額相当額の50％
2030年10月1日〜2031年9月30日 （令和12年10月〜令和13年9月）	仕入税額相当額の30％
2031年10月1日以降 （令和13年10月〜）	控除不可（原則）

※この経過措置の適用を受けるには、次の2つの保存が必要です。ひとつは請求書等で、免税事業者等から受け取る、区分記載請求書等と同様の事項が記載されたもの。もうひとつは帳簿で、経過措置の適用を受ける課税仕入れである旨を記載します（記載例は「80％控除対象」「免」など。国税庁の資料では「80％控除」「7・5・3割控除」の適用を受ける旨、と示されています。「※」などの記号・番号で代用することもできますが、その場合は「※は80％控除対象」のように記号が何を意味するかを別途明らかにしておく必要があります）。また、この経過措置には金額の上限があります。同一の免税事業者等からの課税仕入れの合計額（税込）が、その年またはその事業年度で一定額を超えると、超えた部分には経過措置を適用できません。上限額は、令和6年10月1日から令和8年9月30日までの間に開始する課税期間については10億円、令和8年10月1日以後に開始する課税期間については1億円です。出典：国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問113 免税事業者等からの仕入れに係る経過措置（最終確認日：2026年8月7日）

改正の全体像（適用期限の2年延長と、控除割合の4段階への見直し）は国税庁の特集ページで確認できます。出典：国税庁｜令和8年度税制改正特集（インボイス制度関係）（最終確認日：2026年8月7日）

2.請求書の記載項目が増える

前述のとおり、適格請求書には、従来の区分記載請求書等保存方式で必要とされていた項目に加えて、登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税額等の3つを記載します。受け取る側には、届いた請求書にこれらの記載が漏れなくあるかを確認する作業が新たに発生しました。

区分記載請求書等保存方式	適格請求書等保存方式
①書類の作成者の氏名又は名称 ②取引年月日 ③取引内容（軽減税率の対象品目である旨） ④税率ごとに合計した対価の額（税込み） ⑤書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称	①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号 ②取引年月日 ③取引内容（軽減税率の対象品目である旨） ④税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率 ⑤税率ごとに区分した消費税額等 ⑥書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

3.適格請求書を交付できるのは登録事業者に限られる

従来の区分記載請求書等保存方式では、原則として、誰でも請求書を交付できました。しかし適格請求書等保存方式では、必要な記載項目に「登録番号」が追加されたため、適格請求書を交付できるのは適格請求書発行事業者に限定されます。免税事業者も登録申請はできますが、登録を受けると課税事業者となり、消費税の申告・納税義務が生じます。逆にいえば、登録を受けていない免税事業者は適格請求書を交付できません。

なお、適格請求書発行事業者の情報は「国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」において公表されます。適格請求書に書かれた登録番号を検索にかけることで、事業者の氏名または名称、登録年月日等の情報を確認することができます。

4.登録事業者に適格請求書の交付と控えの保存義務が生じる

登録を受けた適格請求書発行事業者には、課税事業者である取引の相手方から求められた場合に適格請求書を交付する義務と、その控えを保存する義務があります。適格請求書は、書面に代えて電磁的記録（電子インボイス）で提供することもできます。なお、事業の性質上、適格請求書の交付が困難とされる一部の取引では、交付義務が免除されています。

また、小売業、飲食店業、タクシー業等の一部の事業者は適格簡易請求書（簡易インボイス）の交付が認められています。

●適格簡易請求書（簡易インボイス）に関する記事はこちら

5.消費税額の計算方法が増える

消費税額の計算方法には2種類あります。割戻し計算は税率ごとの合計額から一括で消費税額を割り出す方法、積上げ計算は請求書に記載された消費税額を足し上げていく方法です。

積上げ計算は適格請求書に記載された消費税額等を積み上げる方法のため、適格請求書等保存方式が始まった2023年（令和5年）10月1日以降に選べるようになりました。売上税額・仕入税額の計算は、次の3通りの組み合わせから選択できます。

売上税額の計算方法	仕入税額の計算方法
割戻し計算（原則）	積上げ計算（原則）
割戻し計算（原則）	割戻し計算（特例）
積上げ計算（特例）	積上げ計算（原則）

なお、売上税額を積上げ計算にした場合、仕入税額は積上げ計算に限られます（売上＝積上げ／仕入＝割戻しの組み合わせは選べません）。出典：国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問118 適格請求書等保存方式における税額計算の方法（最終確認日：2026年8月7日）

●インボイス制度での消費税の計算方法に関する記事はこちら

ここまで見てきたように、適格請求書の受領側には、記載項目の確認や税額計算の使い分けといった作業が新たに加わりました。これをどこまで人手で続けるかは、扱う枚数と体制によって変わります。請求書受領システムの選び方をまとめた資料を無料で配布していますので、インボイス制度に対応しながら業務も効率化したいという方はぜひご覧ください。

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適格請求書の交付・保存に向けて準備すべきこと

適格請求書の交付や保存にあたって対応すべきことについて、課税事業者と免税事業者に分けてそれぞれ解説します。

課税事業者が準備すべきこと

1.適格請求書を発行できるようにする

適格請求書等保存方式のもとでは、まず適格請求書を交付できる状態にする必要があります。具体的には、適格請求書発行事業者への登録と適格請求書のフォーマット作成の2つを行いましょう。

適格請求書発行事業者の登録申請の受付は2021年10月から始まり、制度開始日（2023年（令和5年）10月1日）に登録を間に合わせるには2023年3月31日までの提出が必要でした。現在も登録申請は随時受け付けています。登録申請書は、郵送のほかe-Taxでも提出できます。

●インボイス制度の登録申請に関する記事はこちら

登録が完了したら、自社が発行する請求書が適格請求書の記載項目を満たすように準備しましょう。必ずしも請求書である必要はなく、納品書や領収書でも構いません。また、請求書と納品書のように複数の書類を合わせて一つの適格請求書とすることもできます。

●適格請求書のサンプル・領収書テンプレートに関する記事はこちら

2.現状の取引を整理する

免税事業者との取引では、経過措置により一定割合しか仕入税額控除を適用できず、登録事業者との取引と経理処理を分ける必要があります。登録事業者とそうでない事業者をきちんと把握できるようにしましょう。中には、適格請求書の保存が不要な取引や適格簡易請求書で代用できる取引もあるため、取引全般を一度整理することも必要です。

3.適格請求書の保存体制を整備する

前述のとおり、受領した適格請求書及び発行した適格請求書の控えは7年間保存する必要があります。適格請求書を確実に保存できる体制を整えましょう。なお、適格請求書及びその控えは電子保存も認められています。

適格請求書の保存でネックとなるのが電子適格請求書（電子インボイス）の存在です。2024年1月から電子帳簿保存法による電子取引データの電子保存が義務化されており、受領した電子インボイスは電子データのまま保存する必要があります※1。ただし、要件どおりに保存できない事情がある場合の猶予措置も設けられています※2。したがって、電子インボイスの保存にも対応できるよう電子保存の体制も整備しましょう。

●電子帳簿保存法に関する記事はこちら

※1 適格請求書等保存方式においては、電磁的に受領した適格請求書を紙に出力して保存しても仕入税額控除を適用できるとされています。しかし、電子帳簿保存法の電子保存義務化によって、この方法は法人税法及び所得税法では認められなくなったため、受領した電子インボイスはそのまま電子上で保存する必要があります。

※2 令和5年度税制改正により、保存要件に従って電子取引データを保存できなかったことについて所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合には、改ざん防止や検索機能といった保存要件に沿った対応が不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができる猶予措置が設けられています。「相当の理由」とは、システム等の整備が間に合わない場合など、原則的なルールに従って保存を行うための環境が整っていない事情を指します。逆に、システム等の整備が整っていて保存できるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の特段の事情もなく保存していない場合は、相当の理由があるとは認められません。また、この猶予措置の適用を受けるには、税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じられるようにし、あわせて整然とした形式・明瞭な状態で出力した書面の提示・提出に応じられるようにしておく必要があります。いずれの場合も電子データ自体の保存は必要で、書面のみの保存に代えられるわけではありません。

出典：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト（最終確認日：2026年8月7日）

●電子保存義務化の猶予に関する記事はこちら

4.免税事業者との取引を見直す

適格請求書等保存方式のもとでは、免税事業者との取引における税負担が増加します。税負担の増加を踏まえ、免税事業者との取引条件について協議することも考えられます。ただし、一方的な取引対価の引下げや取引の停止は、独占禁止法や中小受託取引適正化法（取適法。2026年1月1日施行の改正で下請法から名称変更）上、問題となるおそれがあります。必ず双方の協議のうえで進めましょう。

●インボイス制度と取適法（旧下請法）・独占禁止法に関する記事はこちら

5.経理業務を効率化するシステムを導入する

適格請求書等保存方式のもとでは、経理の事務処理は大幅に煩雑になりました。仕入取引先の登録番号を都度照合する作業、受領書類が適格請求書の要件を満たしているかどうかの突合作業、登録事業者とそうでない事業者とで税額計算や記帳方法を分ける作業など、制度開始前と比べて作業工数がかさんでいます。

適格請求書等保存方式へ自力で対応することもできますが、業務効率の悪化は避けられないでしょう。そのため、請求書受領システムの導入を検討しましょう。インボイス制度への対応を含むIT導入には、「デジタル化・AI導入補助金2026」（旧IT導入補助金）などの支援策もあります（対象となる枠や要件は年度により変わるため、最新の公募要領をご確認ください）。

こうした受領側の負担は、請求書の受領そのものを任せられるサービスで軽減できます。請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」は、紙・メール・Webダウンロードなど形式を問わず請求書の受取代行とデータ化に対応し、登録番号を国税庁のAPIと連携して有効性を自動で判別します。判別できた場合は事業者名や登録年月日などが自動で表示されるため、取引先ごとに公表サイトを都度検索する手間がなくなります。受領した請求書は電子帳簿保存法に対応した形で保管でき、請求書業務にかける時間の削減につながります。受領業務の効率化をご検討中の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

登録番号の自動判別機能については、TOKIUMのプレスリリースをご覧ください。出典：TOKIUM｜インボイス制度に向け適格事業者の登録番号を自動判別する機能をリリース（最終確認日：2026年8月7日）