経理や人事などのバックオフィスは直接的な利益を上げる部署ではないことから、業務改善を後回しにされがちです。しかし企業経営の根幹となる業務を担うため、非効率なままでは企業全体に悪い影響が及びます。だからこそ後方支援の見直しは、優先度の高い経営課題として進める価値があります。

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この記事では、バックオフィスの定義と含まれる業務の整理から、ありがちな課題、効率化のメリット、経理を中心とした業務別の進め方、役立つツール、アウトソーシングという選択肢、そして年間で数千〜1万5,000時間規模の工数を削減した成功事例までをまとめます。どこから手をつけるか迷っている管理部門の方が、自社に合った一手を選べる構成にしています。

バックオフィスとは？

直接お客様と接することなく、社内の体制を整えて企業活動を支える職種の総称です。経理・人事・総務・法務などが代表例にあたります。一方、販売やマーケティング、カスタマーサポートのように顧客と直接やり取りする職種は、フロントオフィスと区別されます。

バックオフィスの主な役割は、全従業員が円滑に業務を進められるよう環境を整え、健全な企業活動を後方から支えることです。売上には直接表れないものの、止まると会社全体が止まるのがこの領域の特徴です。

なお、バックオフィスは「管理部門」「間接部門」「コーポレート部門」などと言い換えられることもあります。いずれもおおむね同じ範囲を指し、経理・人事・総務・法務といった、会社の運営を内側から支える部門の総称として使われます。

バックオフィスに含まれる主な業務

バックオフィスは一つの部署を指す言葉ではなく、複数の管理部門の集まりです。代表的な業務を部門ごとに整理すると、自社のどこを効率化すべきかが見えやすくなります。

▼ バックオフィスに含まれる主な業務（部門別）

部門	主な業務
経理・財務	経費精算、請求書処理、支払・入出金管理、月次決算、電子帳簿保存法・インボイス対応
人事・労務	給与計算、勤怠管理、社会保険手続き、採用・入退社対応
総務	備品・契約・各種申請の管理、社内問い合わせ対応、文書管理
法務	契約書の作成・審査、コンプライアンス対応、リスク管理

フロントオフィス・事務職との違い

フロントオフィスとの違いは、顧客と直接関わるかどうかです。フロントオフィスが売上を生む最前線なら、バックオフィスはその活動を支える後方支援にあたります。「事務職」とほぼ同じ意味で使われることもありますが、バックオフィスは経理・人事・法務といった専門業務まで含む、より広い概念だと捉えると整理しやすくなります。

バックオフィス業務にありがちな課題

バックオフィス業務が円滑に進まないとき、その原因は大きく4つに整理できます。業務負担の大きさ、属人化、デジタル化の遅れ、そして人手不足です。順に見ていきます。

業務負担の大きさ

バックオフィスが担う業務は、フロントオフィスのサポート、社内体制や環境の整備、保険や各種契約の手続きなど多岐にわたります。さらに経理処理や請求書作成は他部署からの情報提供に依存するため、データ収集の遅れがそのまま業務の停滞につながりやすい構造です。

直接的に利益を生む業務ではないことから、人手が足りなくても改善が後回しにされやすく、負担が膨らんでも放置されがちという悪循環に陥ります。

この負担は現場の活動にも影響します。前述の調査では、経費精算のために出社した経験がある営業職のうち、46.2%が出社によって出張の予定に影響が出たと回答しており、バックオフィスの非効率が他部門の生産性まで削いでいることが分かります。 出典：株式会社TOKIUM「経費精算に関する調査」（2024年8月）（最終確認日：2026年7月17日）

業務の属人化

経理や財務、法務、情報システムなど専門知識を要する業務が多く、担当者以外には作業内容が見えにくくなりがちです。こうした属人化はバックオフィスで特に起こりやすい問題といえます。本来はマニュアルや手順書で引き継げる体制が必要ですが、人手不足が常態化していると整備が進まず、属人化がさらに深まります。

デジタル化の遅れ

請求書や契約書、領収書など紙の文書を扱う業務が多く、デジタル化が滞っている企業は珍しくありません。紙ベースの作業が中心になると、押印や稟議の承認などオフィスでなければ完結しない作業が残り、担当者が出張やテレワークで不在になると業務が止まってしまいます。

実際、営業職1,100名を対象とした調査では、全体の23.6%が経費精算の申請のためだけに出社した経験があり、そのうち64.8%は休日にもかかわらず出社していました。紙の運用が残ると、こうした目に見えない負担が積み上がります。 出典：株式会社TOKIUM「経費精算に関する調査」（2024年8月）（最終確認日：2026年7月17日）

人手不足

経理や人事、総務などの部署は繁忙期と閑散期の差が大きく、人員を一定に保ちにくい傾向があります。閑散期に合わせた人数が基本になりがちで、繁忙期に人手が足りず、あらゆる作業が滞るリスクを抱えます。

バックオフィス効率化のメリット

効率化で得られる効果は、コスト面だけではありません。代表的なメリットを5つ取り上げます。

コスト削減

業務が効率化されれば、作業工数や人件費を抑えられます。少ない人数で同じ業務を回せるようになるため、人手不足に悩む企業ほど効果が大きくなります。請求書や契約書をデジタル化すれば、印刷代や郵送コストも不要になり、紙にまつわる固定費がそのまま消えるのも見逃せません。

生産性向上

たとえば経理でデジタル化が進めば、請求書の印刷・押印・封入・郵送といった作業が不要になります。空いた時間をマネジメントやガバナンス強化など付加価値の高い業務に回せるうえ、稟議の回覧や承認もオフィス外で行えるため、担当者の不在時も業務が止まりません。

ヒューマンエラーの防止

各支店からの売上報告をExcelに手入力する、といった作業を自動化すれば、転記ミスはほぼ生じません。入力ミスや書類の送付先間違いといったリスクが減り、人による二重チェックの手間も省けるため、作業時間の短縮にもつながります。

社員満足度の向上

データ入力や集計、請求書の送付など、単純でありながら間違いの許されない定型業務は、担当者にとって精神的な負担が大きいものです。システムやツールで効率化が進めば、こうした業務から解放されて負担が軽くなり、ワークライフバランスの改善や待遇の向上を通じて満足度の向上が期待できます。

内部統制・ガバナンスの強化

効率化は業務フローの可視化や標準化を伴うため、内部統制を強化しやすくなります。フローが可視化されると属人化が解消され、組織全体の流れが把握しやすくなって、不正の早期発見にもつながります。経理・財務のミスが減れば財務報告の正確性も高まり、ガバナンスの底上げになります。

とくに従業員数が多く拠点も分かれる大手企業では、誰がいつ申請し誰が承認したかという記録が残る仕組みは、内部統制の観点で大きな意味を持ちます。承認権限のルールをシステム上で徹底できれば、事後承認や権限の逸脱を防ぎやすくなり、監査への対応もスムーズになります。

【業務別】バックオフィス業務を効率化するポイント

効率化は「どこから手をつけるか」で成果が大きく変わります。バックオフィスのなかでも紙とチェック作業が集中しやすい経理を起点に、部門別のポイントを整理します。

経理・財務（経費精算・請求書処理・電子帳簿保存）

経理・財務の効率化は、「入力」と「確認」を人手から外すことが起点になります。経費精算や請求書処理は、領収書・請求書という紙の受け取りから入力、承認、保存までの一連の流れがあり、ここを自動化すると工数が大きく動きます。

経理の効率化は、業務を3つの工程に分けて考えると着手しやすくなります。紙の受け取り、データ化・入力、承認・保存のどこに時間がかかっているかを見極め、負担の大きい工程から仕組みに置き換えていきます。

▼ 経理業務（経費精算・請求書処理）を効率化する3つの工程

工程	従来のやり方	効率化の方向
受け取り	紙の領収書・請求書を郵送や手渡しで回収	撮影・アップロードやデータ送付で受け取る
データ化・入力	担当者が内容を目視で確認し手入力	AI-OCRやオペレーター代行で自動データ化
承認・保存	紙を回覧して押印、ファイルで保管	オンライン承認と電帳法対応のデータ保存

具体的には、領収書や請求書を撮影・アップロードするだけでデータ化し、申請から承認までをオンラインで完結させる仕組みが有効です。あわせて電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した形で保存できれば、法対応とペーパーレス化を同時に進められます。

TOKIUMの調査では、自社で経費精算システムを使っている企業でも3割以上が依然として紙で申請していることが分かっています。システムを入れること自体ではなく、紙とデータ化の工程まで含めて見直すことが効率化の分かれ目です。 出典：株式会社TOKIUM「経費精算に関する調査」（2024年8月）（最終確認日：2026年7月17日）

TOKIUMの支出管理プラットフォームは、経費精算・請求書受領・電子帳簿保存・契約管理を一つの基盤でつなぎ、領収書や請求書はオペレーターによる代行入力で正確にデータ化します。経理が原本確認と手入力に追われる状態から抜け出し、チェックと判断に時間を使えるようになります。

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人事・労務／総務・法務

人事・労務では、給与計算や勤怠管理、社会保険手続きのように毎月繰り返す定型業務が効率化の対象になります。勤怠と給与計算のデータを連携させたり、入退社の手続きをオンライン化したりすると、月末月初に集中する作業を平準化できます。毎月発生する定型業務ほど、自動化の効果が積み上がるのが人事・労務の特徴です。

総務は備品・契約・各種申請の管理や社内問い合わせ対応が中心で、申請と承認のワークフローを電子化すると効果が出やすい領域です。法務は契約書の作成・審査やコンプライアンス対応が中心となり、電子契約や契約管理の仕組みで、締結から保管・更新期限の管理までを一元化できます。どの部門でも、まずは紙と押印が残っている業務を洗い出すと、着手すべき順番が見えてきます。

バックオフィス業務を効率化する進め方【3ステップ】

効率化は闇雲に進めてもうまくいきません。次の3つのステップを順に踏むと、失敗を避けやすくなります。

ステップ1｜課題の洗い出しと分析

まず現状を把握します。業務フローを可視化し、業務を滞らせているボトルネックを洗い出して分析します。このとき意識したいのが、電子化・自動化・外注という3つの観点で対象を仕分けることです。

電子化できそうなフローは積極的に拾います。アナログ業務を電子化するだけで効率化が進むうえ、ある業務を電子化することで別の業務が不要になるなど、フロー全体の見直しにつながることもあります。

洗い出した業務は、電子化・自動化・外注のどれが向くかで仕分けると、打ち手を選びやすくなります。判断の目安は次のとおりです。

▼ 電子化・自動化・外注の仕分けの目安

仕分け	向いている業務の例	主な打ち手
電子化	紙・押印が残る申請や保管	ワークフロー・電子契約・データ保存
自動化	毎回手順が決まった定型作業	RPA・AI-OCR・自動仕訳
外注	自社でなくてもよい定型業務	給与計算・年末調整などのBPO

ステップ2｜導入サービスの検討と選定

課題の洗い出しが終わったら、解決につながるシステムやツールを検討します。選定のポイントは、既存システムとの互換性です。たとえば勤怠管理システムのデータを給与計算システムに取り込む際、フォーマットが合わないと変換作業が新たに発生してしまいます。複数のツールを入れるなら、互いに連携できるかを必ず確認しましょう。

また、導入しても現場が使いこなせなければ意味がありません。導入と同時に研修やマニュアル作成も進め、定着までをセットで設計することが大切です。

ステップ3｜実行とモニタリング

施策を立案したら、実行のためのスケジュールを立てます。ポイントは、上層部だけで決めず現場の意見を聞くことです。実際に業務を行うのは現場であるため、その声を反映させると現実的な計画になります。

実行後は効果を必ず数値で追います。処理にかかる時間、月次決算の締め日、紙の枚数、エラー件数といった指標を導入前と比べると、改善できているかが客観的に分かります。計画通りに進んでいなければ、定期的なモニタリングで早めに軌道修正しましょう。

効率化を支える主要ツールと選び方

効率化にはツールの活用が欠かせません。ここでは目的別に、代表的なツールを整理します。

生成AI・AIツール

近年は生成AIやAIを使った自動化が、バックオフィスでも実用段階に入っています。文章の要約や問い合わせ対応の下書き、書類からの項目抽出などに活用でき、定型的な調べものや入力の下ごしらえを任せられます。経理領域では、請求書や領収書の明細をAIが読み取って自動入力する仕組みが進んでおり、人が原本を見ながら打ち込む作業そのものを減らせるようになってきました。

たとえば社内規定やマニュアルをもとに問い合わせへ自動で回答させたり、長い議事録や契約書の要点をまとめさせたりと、これまで人が時間をかけていた作業を肩代わりさせられます。ただしAIの出力は必ずしも正確とは限らないため、最終的な確認は人が行う前提で、下ごしらえを任せる使い方から始めると失敗が少なくなります。

ワークフローシステム・RPA・AI-OCR

RPAは、パソコン上の定型業務を自動化するプログラムです。データ入力や集計、システムをまたいだ連携作業を自動化でき、24時間365日稼働させられるため、毎日同じ作業に時間を取られている場合に効果を発揮します。

あわせて押さえたいのが、申請・承認の流れを電子化するワークフローシステムと、紙の文書を読み取ってデータ化するAI-OCRです。それぞれ得意な領域が異なるため、自社の課題と照らして組み合わせます。

▼ ワークフロー・RPA・AI-OCRの向き不向き

ツール	得意なこと	向いている業務
ワークフローシステム	申請・承認・回覧の電子化	稟議、各種申請、経費承認
RPA	定型作業の自動実行	データ入力・集計、システム間連携
AI-OCR	紙・画像からのデータ化	請求書・領収書・帳票の読み取り

クラウド会計・経費精算システム

時間や場所を問わずデータにアクセスできるクラウドサービスは、バックオフィス効率化の土台になります。経理業務でも、経費精算や電子帳簿保存、インボイス、契約管理といった処理をクラウド上で一元管理すれば、大幅な効率化が見込めます。これらを支出管理という一つの軸でまとめて扱えるのが、TOKIUMの支出管理プラットフォームです。

電子契約・電子帳票システム

承認や契約のデジタル化には、電子契約・電子帳票のサービスが向いています。電子印鑑だけでは改ざんのリスクが残りますが、電子契約サービスはセキュリティが強固で、承認のためだけに出社する必要もなくなります。書類の作成から締結、保管までを電子化でき、紙の回覧で生じていた待ち時間を解消できます。

ERPシステム

ERPは、ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源を一元管理し、業務効率化を図るツールです。人事や財務、購買、在庫管理、生産管理、販売管理など幅広い業務に役立ちます。ただし機能が豊富な分、中小企業では使い切れないこともあるため、導入時は目的を明確にし、本当に必要かを見極めることが大切です。

チャットボット

見落とされがちなのが、社内の問い合わせ対応です。新しいシステムの導入時や社内規定の改正時には問い合わせが集中し、担当者の負担が増えます。チャットボットを使えば、よくある質問に自動で回答でき、バックオフィス側のコミュニケーションコストを抑えられます。

アウトソーシング（BPO）という選択肢

効率化はツール導入だけが手段ではありません。自社で抱える必要のない業務は、アウトソーシング（BPO＝業務プロセスの外部委託）に切り出すことで、社内のリソースを専門性の高い業務に集中させられます。給与計算や年末調整、データ入力などは外部委託しやすい代表例です。

内製とアウトソーシングの使い分け

判断の軸はシンプルです。自社の競争力に直結する業務やノウハウを残したい業務は内製で磨き、定型的で外に出しても支障のない業務は外注に回します。すべてを内製か外注かで二者択一にせず、組み合わせるのが現実的です。たとえば入力やデータ化のような手間のかかる工程だけを外部に任せ、チェックや判断は社内に残す、といったハイブリッドな進め方もできます。ツールによる自動化と外部委託は、どちらか一方ではなく併用して効果を高められます。

▼ 経理の内製化・アウトソーシングをさらに詳しく知りたい方へ

外注をさらに一歩進めた選択肢が、AIエージェントに定型業務そのものを任せる「AI Agentic BPO」です。TOKIUMのAI Agentic BPOは、複雑な経理・購買業務をAIが処理しやすいフローに設計し直し、AIエージェントが日々の処理を自律的に実行します。人はイレギュラーの確認に集中できるため、従来の外注よりも踏み込んだ効率化とコスト削減が見込めます。経理のリソース不足に悩む大手企業にとって、検討する価値のある選択肢です。

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バックオフィス業務効率化の成功事例

効率化の効果は、実際の数字で見るのが一番わかりやすくなります。ここでは、TOKIUMの支出管理プラットフォームを導入した企業・自治体の事例を、削減できた工数とともに紹介します。

経費精算の効率化事例

神奈川トヨタ自動車では、TOKIUM経費精算の導入で全社の経費精算業務を年間およそ15,000時間削減しました。月約5,000枚あった領収書の突合に膨大な工数がかかっていましたが、領収書の枚数を10分の1以下に減らし、営業スタッフはスマートフォン1つで精算を完結できるようになっています。 出典：TOKIUM導入事例｜神奈川トヨタ自動車（最終確認日：2026年7月17日）

滝沢ハムでは、TOKIUM経費精算とTOKIUMインボイスの導入で全社年間およそ5,000時間（経費精算で2,000時間、請求書処理で3,000時間）を削減しました。承認にかかる時間は1件あたり2〜3分から40秒に短縮され、月次決算も半日以上早期化しています。 出典：TOKIUM導入事例｜滝沢ハム（最終確認日：2026年7月17日）

請求書処理の効率化事例

ENEOSトレーディングでは、600社の取引先から届く約3,000行に及ぶ請求書明細のデータ化が負担でしたが、TOKIUMインボイスの導入で月およそ200時間分の明細入力業務を社内で抱えずに済むようになり、請求情報をリアルタイムで見える化しました。 出典：TOKIUM導入事例｜ENEOSトレーディング（最終確認日：2026年7月17日）

自治体にも広がっています。柏市役所では、TOKIUMインボイスの導入で請求書処理を中心に年間で1,000時間以上の工数を削減しました。紙とチェックに追われていた業務を見直すことで、規模や業種を問わず効率化が実現できることを示す例です。 出典：TOKIUM導入事例｜柏市役所（最終確認日：2026年7月17日）

いずれも、紙の受け取りと手入力という最も負担の大きい工程を仕組みで肩代わりした結果です。

効率化を進める際の注意点とよくある失敗

効率化はやり方を誤ると、かえって現場の負担を増やします。つまずきやすいポイントと対策を整理します。

▼ 効率化でよくある失敗と対策

よくある失敗	対策
ツール導入が目的化する	解決したい課題を先に決め、ツールは手段として選ぶ
現場が使いこなせず定着しない	導入と同時に研修・マニュアルを用意し、定着まで伴走する
既存システムと連携できない	選定時に互換性・連携の可否を必ず確認する
一気に全部を変えようとする	効果の大きい業務から小さく始め、成果を見て広げる

とくに多いのが、ツールを入れること自体が目的になってしまうケースです。先に課題を決め、その解決手段としてツールや外注を選ぶという順番を守るだけで、失敗の多くは避けられます。

バックオフィス業務の効率化なら「TOKIUM」

ひと口にバックオフィス業務といっても内容は多岐にわたるため、効率化には全体のフローを見直して解決策を検討することが欠かせません。なかでも大きな改善余地があるのが、紙を扱う業務です。バックオフィスは紙を使う業務が多く、ここをデジタル化できるかどうかが効率化の分かれ目になります。

進め方のポイントは、業務フローを可視化し、デジタル化できる業務を洗い出して、必要なシステムやツールを導入することです。自社に合った手段を選び、無理のない範囲から効率化を進めましょう。

とくに負担になりやすい経理関連の効率化を考えるなら、経費精算・請求書受領・電子帳簿保存・契約管理をクラウド上でまとめて管理できる、支出管理プラットフォーム「TOKIUM」が選択肢になります。紙の受け取りと手入力をなくすところから、自社のバックオフィス効率化を始めてみてください。

よくある質問（FAQ）

効率化は何から着手するのが効果的ですか？

まずは現状の業務フローを可視化し、紙と手入力、押印が残っている業務を洗い出すことから始めます。そのうえで、効果が大きく着手しやすい業務から小さく始めるのが成功の近道です。経理の経費精算や請求書処理は、紙とチェックが集中しやすく効果が出やすい領域です。

バックオフィスとフロントオフィスの違いは何ですか？

顧客と直接関わるかどうかが違いです。営業やカスタマーサポートなど顧客と接して売上を生む職種がフロントオフィス、経理・人事・総務・法務など後方から支える職種がバックオフィスです。

中小企業でもバックオフィスの効率化はできますか？

できます。むしろ人手が限られる中小企業ほど、定型業務を自動化・外注する効果は大きくなります。最初から大きなシステムを入れる必要はなく、経費精算や請求書処理のように負担の大きい業務をクラウドサービスで効率化するところから始めると、無理なく進められます。

効率化ツールの導入と外注（BPO）はどちらがよいですか？

どちらか一方を選ぶものではありません。自社に残したい業務はツールで効率化し、外に出しても支障のない定型業務は外注に回す、という使い分けが現実的です。入力やデータ化の工程だけを外部に任せ、チェックや判断は社内で行う組み合わせもできます。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も同時に進められますか？

進められます。経費精算や請求書処理をクラウドで電子化する際に、電子帳簿保存法の保存要件やインボイス制度の登録番号確認に対応した仕組みを選べば、効率化と法対応を一度に実現できます。紙の保存をやめてデータで一元管理できるため、保管スペースや検索の手間も削減できます。

効率化の効果が出るまでにはどのくらいかかりますか？

対象業務と進め方によりますが、経費精算や請求書処理のように負担が集中している業務は、導入後の比較的早い段階で工数削減を実感しやすい領域です。導入前に処理時間や紙の枚数などの数値を記録しておくと、効果を客観的に把握でき、次に手をつける業務の優先順位づけにも役立ちます。